人工智能及其应用（生成图像、动画、文本等）的兴起、预期的生产力红利等已经在其他地方得到了报道。但随着这项技术提高了效率，它也带来了需要考虑的风险。
我们之前已经探讨过人工智能和信息管理，但最近的新闻引发了关于人工智能、文档和数据安全的新讨论；特别是最近有消息称，美国国土安全部（DHS）将在各种关键领域（包括文档）试行人工智能技术。因此，我们简要介绍了这项令人兴奋的新技术与一些数据安全问题之间的交叉点。
那么人工智能是如何帮助文档管理的呢？
如果您还不熟悉人工智能在人工智能和信息管理方面的潜在应用，我们在下面列出了它已经用于的一些任务：
- 自动化数据捕获：人工智能可以自动提取和分类各种来源的信息，减少手动输入错误。例如，人工智能工具可以扫描文档和电子邮件，以获取合规或归档相关数据点，而无需人工干预。
- 改进数据检索：高级搜索功能使用户能够使用自然语言查询检索文档。例如，在医疗保健中，临床医生可以使用“显示2023年以来的所有糖尿病患者病历”等提示来快速访问特定的医疗病历。
- 确保一致的数据输入：人工智能可以标准化跨平台的信息输入流程，确保所有数据都遵循相同的格式和标准，这对拥有多个数据输入点的大型组织机构至关重要。
- 实现更智能的分类和归档：人工智能系统可以分析文档的内容并对其进行相应的分类，例如自动标记所有具有特定合规需求或隐私级别的法律文档.
政府中的生成式人工智能：国土安全部的方法
截至2024年4月，美国国土安全部（DHS）正在积极探索生成式人工智能，以加强其运营。其举措，如联邦紧急事务管理局与美国公民和移民服务局的减灾规划和培训项目的试点项目，说明了人工智能简化政府程序的潜能。
正如FedScoop所指出的，OpenAI服务条款的一项重大修订强调，根据《信息自由法》（FOIA），人工智能模型的输出被视为联邦文档，并需要就如何将人工智能交互作为文档记录进行管理制定明确的指导方针。这是我们第一次看到公众人物对人工智能文档管理和安全之间的交集提出担忧，因此预计未来几个月会有更多的对话。
从文档的角度来看，人工智能的法律考量是什么？
ChatGPT和DALL-E2等人工智能工具在政府运营中的集成需要重新评文档录管理框架，以确保透明度和合规性。《信息自由法》要求的文档可访问性和可搜索性至关重要。
电子隐私信息中心的Enid Zhou对机构能否有效访问和搜索这些人工智能集成的文档系统表示担忧。此外，还存在滥用豁免的风险，如审议程序特权，以阻止人工智能生成的内容受到公众审查，这可能会模糊透明度。
可解释人工智能和透明度增强
可解释人工智能（XAI）以人工智能决策背后的过程更容易理解的方式，可能解决这些透明度问题。正如世界XAI大会所描述的那样，XAI旨在详细介绍人工智能操作的机制，为决策或数据处理提供深度见解。
这种清晰度对于确保人工智能增强的文档管理符合法律标准，同时保持可审计性至关重要。例 如，如果人工智能系统决定编辑公共记录中的某些信息，XAI可以根据特定的法律豁免提供明确的理由，从而保持透明的审计跟踪。XAI本身可以在多大程度上被正式化和监管还不完全清楚，但与政府文档和人工智能一样，这在很大程度上是一项正在进行的工作。
医疗保健领域的生成式人工智能：Epic的整合
在医疗保健领域，Epic将人工智能集成到其电子健康病历系统中，展示了人工智能如何改变文档管理。Epic与微软和Nuance的合作让人工智能和周边技术可以自动化生成临床文档并响应起草。这不仅提高了临床效率，而且提高了患者的互动。例如，Epic的周边人工智能技术可以听取患者的咨询，并自动起草就诊笔记，然后由临床医生进行审查，从而显著减少笔记转录的手动负担。
人工智能工具在各个部门的采用意味着文档管理实践的变革。对于记录管理专业人员来说，挑战在于在不损害文档完整性和可访问性的情况下利用人工智能提高效率和合规性。在保持可靠的文档保存系统的同时，应对将人工智能整合到现有法律框架中的复杂性至关重要。
随着人工智能技术的不断发展，其彻底改变文档管理的潜力现在变得越来越明显：无论是提高政府的透明度还是提高医疗保健的效率，人工智能驱动的工具都为更具响应性和更为有效的文档管理系统提供了一个充满希望的未来。对公司和组织机构来说，这意味着更高的效率，但对普通人的好处也不应失去：在不了解复杂记录管理系统的情况下，按需检索数字文档的能力可能是每个人的救命稻草，无论是病人还是购买新房的家庭。
不必说得太多：确保这些技术的实施受到妥善治理和接受公共问责至关重要。
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