企业为了有效管理企业数据存储而需要实施的解决方案往往都是复杂、耗时的，需要考虑监管、治理和风险等。对于许多企业而言，处理这些复杂问题可能需要付出高昂的代价并且充满挑战。
化繁为简就是针对这些问题寻找正确的解决方案，并可提供多方面的益处。来看看简化程序的益处：
1.节省资金
将ECM或新的工作流程解决方案引入企业会对成本产生影响，但从长远的观点看可以节省资金。员工减少在日常工作上花费的时间，而将更多的时间用在帮助企业发展上时，他们的工作就会变得更有价值。
销毁过时的数据并将重要的记录数字化可以降低存储成本，同时减少数据泄露的风险。如果员工可以无缝地在家办公，则不仅可以节省成本，而且还可以大大减少对办公面积的需求。当未来的客户不再担心其存储在公司的个人数据的安全性时，便会显现企业的竞争优势。
2. 降低风险
数据世界的合规同时带来企业日益增大的风险，忽视数据保护法规可能会导致严厉的罚款和公司声誉的受损。与时俱进可能会面临复杂的局面。不断寻求外部支持可以更加轻松地发现潜在问题并防止事态急剧失控。
低效的系统会导致企业在收到数据主体检索(subject access)请求时需要很长时间查找数据，并可能加大数据泄露的风险。简化数据系统的运行程序可以消除或减少因风险导致的复杂问题。
3. 提高数据安全性
只有企业数据存储安全可靠且员工可以轻松安全地存取重要的信息，企业才会得到蓬勃的发展。系统和流程的目的是让员工更加轻松地监管和掌握业务数据。
存储过多的信息会导致流程因无用的数据而变慢。企业存储内容不可跟踪将会增大企业的风险，数据更易被错存或被窃取。
4. 加快数据存取
确保数据（无论是数字数据还是实体数据）可以在员工需要时，以便捷的方式快速轻松安全地存取，这一点至关重要。简化系统存取、处理请求和内部通信系统可以加速任务的进程并提高效率。
5. 注入新的机遇
机遇常常会因不必要的复杂流程而被错过。通过简化工作流程，可以消除这些障碍，从而创造可能错失的机遇。
诚然，安装新的ECM平台会给员工带来压力。因此，需要对某些因素加以考虑，包括新系统对传统体系(heritage system)的影响。消除与此相关的焦虑是必要的步骤。
人们被焦虑情绪困扰时无法认识到眼前的机遇，从而阻碍了创新和进步。
6. 节省时间
以化繁为简的视角看待系统和流程非常有用 — 节省时间成本是经营效益的重要保障。您的系统是否可以更加轻松地存取和利用数据？显然，数字化改造和ECM可以做到这一点，让电脑承担过去需要员工花费数小时才能完成的某些日常工作。首先可以使数据查找更加快捷。
这一目标同样适用于尚未开始数字化改造的企业。任何能够更快完成任务并化繁为简的服务均具有时间效益。
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