数字化的五步计划

所有开始转向数字化的机构都面临着同样的问题。如何撷取并清理所有现存的纸质文件和电子档案，以及从何处着手？

常见问题：

• 如何确定要删除的冗余内容？
• 如何分析数以百万计的文档和项目，并对其应用预定义的分类和留存？

好消息是，此清理程序是每个电子文档和档案管理系统（EDRMS）实施的一部分，并且还提供专门设计的工具，使清理工作更加轻松、更加快捷。

数字化的五步计划

1. 评估业务档案或数据及其形式（例如，纸质文件、Excel电子表格、传统系统的档案）。
2. 确定您要撷取的内容。是每天、每周、每月、每年，还是很少或从不访问该档案？
3. 对于物理数据，应考虑是否从一开始就需要进行备份扫描（back-scan），还是仅对纸质文件开始数字化。大多数情况下，备份扫描数以千计的纸质文件的成本可能会超过收益。
4. 接下来应决定要如何撷取所有的内容。多种自动化工具可以加快撷取和导入过程。
5. 选择新的档案或文档管理系统的显示方式。这关乎如何将所有内容“映射”到新的数据结构中。

这是企业进行数字化改造的最佳时机，也是我们为客户提供数字化解决方案的最佳时机。

下载我们最新的白皮书 «2021数字化指南»。