对许多行业来说，管理文件是一项巨大的、复杂的，但也是一项至关重要的任务，特别是金融服务、政府机构和在线中介机构。这些行业日常处理的商业文档类型包括发给付款人的纸质文件和数字文件（发票、宣传单张）和从他们那里收到的文件（个人信息），以及员工的内部文件（销售记录、客户名单）。
据《福布斯》报道，世界上90%的数据是在过去两年内产生的。如果不对您的业务文件进行定期审视，管理不可估量的数据几乎变得不可能。
除了信息过载，不断变化的监管环境也是管理文件对企业来说势在必行的一个原因。文件管理程序和保留政策执行不力，会导致不必要的审计、生产力损失，以及承担不合规行为应当的巨额处罚。
那么，什么是文件？
文件是任何信息 — 以任何格式（纸质或电子，甚至图像或视频） — 在您的业务行为中创建、接收或执行。文件的价值应根据内容的敏感程度来确定和分类，而不是根据格式。
资料的生命周期
在文件管理中，每个信息都必须经历一些阶段，以及在其生命周期内应该采取的行动。每个阶段都有不同的政策和程序，以保持信息的质量和完整性。每个阶段都表示一个特定的文件管理功能，从文件的生产开始，到文件的处置或归档结束。
1.创造
这个阶段指的是生产用作存档或记录的信息。当一个文件被创建时，它应该是您的企业的最佳格式，从而确保文件的准确性、有效性、可靠性和相关性。以下是一些关于文件如何被创建的例子：
- 撰写和发送电子邮件
- 构建办公文件，如文档、简报、电子表格等。
- 在企业系统内进行交易
- 接收文档、电子邮件、excel表格等。
2.使用和维护
一个文件被创建或收集后，会经历一个分发和使用阶段。文件的分发包括内部和外部的分发 — 使您能够开展业务。在这个阶段，文件经常被使用。如果是短暂的记录它可能只储存几个小时，也可能储存几年。
3.储存
适当地储存文件可以确保它们在需要时总是可以被存取，不管它们有多旧。您必须保留文件的时间长度基于几个因素而不同，包括公司政策和政府规则和条例。
虽然有些文件在最初使用后可能会被处理掉，但有些文件因法律、财政或其他行政目的而被要求保留更长的时间，这可能会影响业务要求及其法律合规要求。
由于在这一阶段不再需要立即存取这些文件，它们通常被储存在一个容易访问的地方（在线或离线）以方便存取和使用。
4.销毁或存档
大多数企业的文件的最后阶段是销毁。当文件和媒体变得与企业经营无关，就应该被安全地处理掉。
对于有历史价值的文件，它们的最终处理方式是存放在档案馆，为未来的研究和使用而保存。
文件必须被适当地处理，以避免将来出现问题，无论这意味着它们被转移到档案库，到另一个企业，或完全被销毁。对您的企业文件有一个适当的处置过程是很重要的，这样您的企业将符合有关信息安全和保障的严格行业标准。
后疫情时代的数据管理
疫情发生时，世界正开始更认真地对待数据隐私问题。各类企业为抗击疫情而收集的数据，如追踪、健康检查、体温测试和出行记录，与任何个人信息一样都要受到监管。
对于已经拥有强大的信息管理系统的大公司和企业来说，这些新数据最容易引起问题。对于较小的企业来说，情况甚至更加艰难。他们可能没有隐私或保留政策来处理突然出现在企业中各种个人和健康数据。
对企业来说，跟踪资料在其各种生命周期中的流动是至关重要的，无论它们是电子还是纸质的资料。哪些数据应该被收集？它们应该被保存多长时间？谁可以访问它们？它们是否被安全地保存，信息何时应被销毁？
如果不能正确管理这些新的个人数据，企业可能面临严重的后果如数据泄露和信息滥用，这可能导致沉重的惩罚和巨额罚款。
建立一个可持续的文件管理能力
为了实施一个适当的文件管理系统，公司需要一个有组织的、可持续的行动计划，围绕他们的长期目标。在嘉柏文件管理，我们不仅是一个纸质和电子记录存储供应商，我们是您的合作伙伴，可以在整个生命周期内管理您的所有信息资产，重新设计现有的文件管理流程。
文件管理
将您的文件储存在公司员工可以接触到的地方，会大大增加您的信息故意或意外泄漏的风险。其他的威胁如盗窃、自然灾害和文件质量的下降，也会影响您的文件的完整性。
在嘉柏文件管理，我们有专门建造的设施，配备了完整的灭火系统和安全功能，包括24/7的闭路电视监控，严格的政策和访问限制，以保持您的信息安全和妥善保存。
我们训练有素的团队将帮助您组织、管理和跟踪您的文件，以便您可以方便地访问或检索它们。我们将通过实施有效的文件管理系统和保留时间表，在您的文件和资料的整个生命周期内照顾周到。
数字信息管理
数字信息管理包括任何使用数字化技术来改善业务流程的举措，以更好地满足客户的需求并提高盈利能力。数字化的其他巨大驱动力是提高生产力和节省时间。您的员工将不必用他们宝贵的时间来搜索数以百计的文件。相反，他们现在可以更专注于为您的业务增加价值的任务。
数字信息管理工作流程与纸质文件的流程的整合通常有5个步骤。
- 评估现有的文件或数据，定义其格式，并根据其敏感性进行分类。
- 确定您要捕捉的内容，并按您需要这些文件的频率进行分类。
- 对于纸质文件，考虑您是否需要保存扫描，或者从第一天开始就对纸质文件进行数字化。在大多数情况下，对成千上万的纸质文件进行保存扫描的成本可能超过收益。
- 确定正确的自动化工具和系统，以尽快捕捉和导入您的文件。
- 选择您希望所有的资料如何出现在您的新信息或文件管理系统中。这是关于如何将所有资料 “映射 “到一个新的数据结构中。
我们的数字信息管理服务帮助我们的客户通过自动化的工作流程，而不是手动的、基于纸张的过程，来捕捉、存储、组织和向他们的员工、业务利益相关者和客户提供关键信息。我们还提供一整套数字信息管理服务，从数据收集、分类、工作流程自动化到数据保存。
安全销毁
鉴于数据泄露和身份盗窃的风险增加，现在是考虑安全销毁的最好时机。
安全销毁是指销毁磁带、磁盘、纸质文件、图表和其他形式的电子和物理存储中不再需要或达到保留期限的信息的过程。安全销毁的目标是信息完全不可读，不能被访问，并且永远不可能恢复。
在为您的企业建立一个安全的销毁旅程时，要做好九件事：
- 获取您所存储的数据以及为什么要存储
- 确定您的企业拥有哪些信息
- 搜索您的服务器，看看有没有被不必要地保存的数据
- 审查哪些需要销毁，哪些需要保留
- 与一个可靠的安全销毁伙伴探讨必要的选项
- 销毁时考虑到环境问题
- 考虑销毁数据的频率
- 识别风险等级
- 教育您的员工
在嘉柏文件管理，销毁的方式有很多，包括：
- 碎纸
- 焚烧
- 水力碎浆
- 对电子文件进行消磁处理
- 破碎
- 研磨
- 擦除软件
资料生命周期确保所有的文件根据企业的要求被适当地创建、管理和保存。这也是为了确保它们按照保留计划被处置或归档，以符合行业标准和法规的要求。
如果不了解生命周期，文件管理举措就永远不会有成本效益，而且管理的效率也会受到影响。
要了解更多关于我们将如何在每个生命周期阶段管理您的文件和其他信息管理解决方案，请在这里与我们的顾问交谈。
