十年来，无纸化办公室的愿景一直吸引着记者和企业。换言之：我们已经讨论了很长一段时间，虽然现在数字化占主导地位，但纸质文档仍然是主流。
问题来了：是什么让过去的十年有所不同？
早期愿景与现实
无纸化办公概念设想了一个工作场所，该工作场所的数字文档将取代所有形式的纸张文档（合同、商业文档、营销抵押品等）。
这一概念出现在20世纪60年代之后，当时工程师和评论员讨论了早期计算机如何影响办公室。也许这方面最好的例子是美国工程师道格拉斯·恩格尔伯特1968年的计算机技术的演示（《所有演示之母》），他在演示中展示了复杂的功能，例如比谷歌（甚至互联网本身）早几十年的实时协同编辑。
1975年《商业周刊》的《未来办公室》等文章通过建议在十年内迅速过渡到数字工作流程，激发了人们的想象力。现实情况略有不同。人们很容易将其归因于商业领袖的普遍惰性，但直到最近，立法还要求对大多数事情提供书面文件。举个例子，英国政府十多年来一直在研究“数字化税收”的可行性，《土地法》更为复杂。数字化不仅仅取决于技术创新；它也要求国家发挥主导作用。
尽管如此，在过去的10年里，我们比以往任何时候都更接近无纸办公的现实。我们将这种组织越来越多地走向云的过程称为“数字化转型”，我们对它的兴趣比以往任何时候都大。这是怎么发生的，未来会怎样？
为什么数字化的步伐在加快？
最近的事态发展使这一切成为可能？我们在下面列出了一些我们认为最重要的内容：
- 数据保护法规：欧洲《通用数据保护条例》（GDPR）、中国《个人信息保护法》（PIPL）和《加州消费者隐私法》（CCPA）等法规的出台不仅突出了安全数字文档保存的重要性，而且为如何管理和审计信息和文档的完全数字化环境提供了一个非常明确的法律环境。
- 云存储创新：云基础的存储解决方案为存储数字文档提供了可扩展的安全选项，如AWS、谷歌云和Microsoft Azure等服务。这是等式中的“信任”元素，组织机构可以放心使用，每年的服务器正常运行时间稳定到可以用364.9999这样的小数来衡量。
- 数字签名立法：《电子签名法》和UETA等法案使数字签名合法化，进一步促进了法律和合同领域的数字化流程。领先的律师事务所Clifford Chance称这是朝着“无纸化国际贸易”迈出的重要一步。
- 混合办公：混合办公现在变得普遍，要求组织机构提供快速、流畅的远程信息和文档访问，即使员工在家工作。甚至在医疗保健等领域，专家们现在也希望只需点击一下即可获得相关文档。可以说，疫情证明了无纸化办公室的可行性，事实上，Rewarded.com有一篇关于疫情如何加速这种趋势的优秀文章。点击此处。
- 人工智能（AI）：下面将更详细地介绍，在数字化转型和“无纸化”方面，人工智能是房间里的大象。
人工智能和文档管理
许多商业分析师表示，人工智能（及其表亲，机器学习）正沿着投资和创新的陡峭S曲线快速发展。办公室的应用程序对外行来说可能不是显而易见的，但办公应用程序的数量很多，它们将帮助将更多手动的、实物文档的任务迁移到云中。
“人工智能办公”到底能做什么？最重要的应用程序之一是文档分析、扫描和处理，因此可以考虑以下内容：
- 高性能的光学字符识别（OCR）：机器学习显著改进了OCR技术，能够从图像中提取文本，甚至是糟糕的手写笔记。
- 文档分类：人工智能可以根据文档的内容、上下文甚至情感对文档进行分类。人工智能驱动的文档分析可运行这种“自动标记”功能，大大减少了管理记录所需的体力劳动。这在法律等领域尤其有用。
- 信息检索和可发现性：这是人工智能在办公室中最强大的应用之一：使用自然语言处理（NLP）通过类似人类查询，提高文档的“可搜索性”。例如，考虑向公司档案馆询问一个问题，比如“你能按顺序列出我们在过去十年中签署的所有合同中的所有数据隐私义务吗？”现在将其与逐个关键字搜索这些信息所需的时间进行比较。
- 数据提取和分析：人工智能可用于从文件中提取特定信息，如姓名、日期、财务数字等。它可以与类似人类查询协同使用，使从大型数据集中提取数据变得简单得多，即使大型数据集是扫描文档格式的。
- 合规性和风险管理：人工智能可以通过使用上述应用程序自动标记敏感或机密信息，以及以智能的方式自动执行保留和删除计划，帮助组织提高合规性。
去年，我们发表了一篇简短的白皮书，内容是ChatGPT等生成式和分析式人工智能将如何塑造信息管理的未来，该白皮书更深入地探讨了人工智能如何塑造信息处理实践。
“无纸化”是否会对环境产生影响
自从几十年前首次提出无纸化办公室以来，它一直被授予环保证书，通常是因为它“节省纸张”。从那以后，我们对环境的理解变得更加全面（毕竟纸张来自可再生资源）和深刻。
消费电子产品和互联网的发展引发了新的担忧。数据中心的能源消耗尤其对可持续商业实践构成了挑战，正如一个例子所示，到2026年，全球数据中心的能耗预计将达到日本的总能耗。人工智能预计将占据这一需求的很大一部分，因为它对服务器来说是一种难以置信的资源集中，用可持续发展顾问Robeco的话来说：“人工智能革命只需要从内到外对数据中心基础设施进行彻底的重新设计，以适应新人工智能技术更高的能源需求。”
但是纸张总是有其用处的
尽管未来发展一个完全数字化环境前途光明，但由于监管、法律或实践要求，法律、医疗保健和政府等某些行业可能永远不会完全放弃实体文件。
在这些情况下，将数字流程和纸质流程相结合的混合模式提供了一种务实的方法，平衡了效率和必要性。作为文档管理专业人士，我们越来越清楚地看到这一点。
总之，无纸化数字化转型的特点是机遇与挑战并存。对于探索这一转型的企业来说，嘉柏文件管理在文档管理系统方面的专业知识是无价的：几十年来，我们帮助世界各地各种规模的组织机构解决从简单的盒式存储到无纸化数字战略的方方面面问题。
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