从医院的核磁共振扫描到律师事务所的披露文件，我们所说的“文档”是任何公司组织的生命线。合规和高效管理这些文件不仅仅是一个内务管理的问题，而是一个基本要求。尤其是在数据隐私立法日益严格的时代。
但合规不仅仅是为了避免法律处罚；这是一种您可以利用的资产。它改进业务流程：例如，提高数据的可访问性，从而增强决策力。因此，了解独特的法规依从要求不仅获益，而且对于保持竞争优势和确保组织长期发展至关重要。
在本文中，我们将探讨法律、医疗、政府和金融行业的具体合规考量：文档管理最为重要（也最为严格）的四类领域。我们将大致列出各领域文档留存的时间。我们制作这份备忘单是为了让那些不一定具备信息管理背景的专业人士了解自上而下的基本知识。
跨国界管理文档：按行业领域划分的关键事实
浏览数量惊人的立法、判例法、法规、指导等似乎是一项几乎不可能完成的任务。这就是为什么我们的文档管理的入门读本制作得尽可能简单，细分出每个领域的留存、安全和数据泄露标准的关键事实。
医疗：维护患者隐私
- 存留：医疗文档存留要求由国际标准拼接而成。例如，在美国，一般医疗病历的保留基线为5年，而相比较，英国则规定25年的精神病病历存留期限。中国的要求从15年到30年不等，不同的医学专业也有不同的要求。印度的政策将存留期划分为门诊病历（5年）和住院病历（最长30年）。了解医疗文档存留规则的一个有用资源是本国的律师协会，例如，美国律师协会（ABA）在其网站上提供了如何管理医疗病历的入门知识。
- 安全性：安全存储优先于文档留存，美国HIPAA和欧盟GDPR规定必须如何加密和如何访问患者数据。采用安全措施并保持警惕，积极适应新法规，对于维护患者信任和机构完整性至关重要。根据GDPR和其他类似GDPR的立法，所有类型的雇主都必须确保对员工的医疗保健数据进行严格保护，因此不仅仅是医疗服务提供者需要注意数据安全。具有国家影响力的医疗保健系统，如英国国家医疗服务体系，也为医疗病历的处理提供指导，并为医疗服务机构等制定指导方针。
- 数据泄露协议：医疗行业的这些协议，相比任何其他行业，更没有讨价还价的可能。它们应包括即刻遏制违规行为的策略、及时通知流程和透明监管合作方法。
- 范例：新加坡最大的医疗机构SingHealth在2018年遭遇重大数据泄露，原因是一个前端工作站遭到破坏。恶意行为者访问SingHealth PC的这种数据泄露，突显出即使是最基本的数据安全形式也需严格保护。
金融：确保全球市场文档的完整性
- 监管框架：金融业的文档保存监管构成一张密集的法规网。例如，美国的SOX法案要求某些文档至少保留5年，而欧盟的MiFID II也有类似的规定。税务文档和审计文档，依据不同司法辖区，可能需要保存长达10年。在中国，适用的立法是《会计文档管理办法》，其中规定财务文档与医疗文档的比重相似：15-30年。
- 数据驻留：在我们全球化的经济中，数据驻留法（如印度的数据驻留法）要求将某些财务信息存储在境内，这给跨国公司带来了独特的挑战。
- 文档安全管理：安全的文档存储系统至关重要，尤其是从合同协议到税务文档的这些不同的文档类型在不同的司法管辖区可能有不同的存留要求和保护协议。
- 范例：2017年的Equifax数据泄露事件是美国最大的信用报告数据库之一暴露给黑客。黑客攻击源于一位客户抱怨门户漏洞没有得到充分修补。
法律文档：保密与伦理的惯例
- 存留伦理：法律专业人员必须在合规与伦理责任之间取得平衡。存留期可能不尽相同，例如，某些文档在英国的保留期为6年，在中国的合同保留期可长达10年。在处理客户数据时经常会出现伦理上的进退两难，尤其是随着GDPR等法规的出台。
- 国际考量：当法律事务跨越国界时，国际条约和协议就会发挥作用，影响文件的留存，并需要全面了解这些不同的法律环境。
- 电子查找：法律程序的数字化引入了电子查找合规的必要性。专业人员必须确保其电子文档管理系统能够在不同的国际电子查找法规的界限内，有效地响应法律请求。
- 范例：2021年的DLA Piper勒索软件攻击事件突出全球勒索软件攻击的日益泛滥。它不仅强调对法律公司及其合作伙伴使用的软件进行更严格控制的必要性，而且更为重要的是，在攻击后也需要提高事件透明度。
政府文档：开放与安全
- 公共文件：政府必须巧妙地平衡公众的信息权与隐私安全问题。美国《信息自由法》和欧盟《通用数据保护条例》的公共行业条例都指导了这个过程，但需要巧妙应用而适用于各种类型的信息，并在某些情况下需要进行编辑。像德勤（Deloitte）等咨询公司为更详细地理解这种微妙平衡提供出色的参考要点。“公共领域的通用数据保护条例”为公务员提供特别有用的注意事项的起步读本。更普遍地说，了解公共行业的员工文件应该保存多久对国有部门至关重要。
- 处理敏感数据：机密和敏感的政府信息需采取严格的安全措施，通常高于标准公共文档。例如，印度的《信息权法》规定了信息披露的具体准则，同时仍要求保护敏感数据。
- 数字治理：随着政府转向采用数字解决方案，政府必须确保这些转变与当前和即将出台的数据隐私法规保持一致， 来确保数字化进步能够提高而不是阻碍合规和公共服务效率。
- 范例：大家的近期记忆里最著名的政府数据泄露例子是美国人事管理办公室的黑客攻击。这些黑客暴露了数千万政府雇员的文件，包括安全许可。值得注意的是，这次攻击使用承包商工作站为媒介发动攻击。该事件强调不仅在内部，而且对与组织合作的所有利益相关者和合作伙伴确保严格安全管理。
欧盟数据治理法案、数据共享及其影响
您会注意到，在上述所有行业与公共领域里，文档保留与知晓要求之间存在着微妙的平衡，尽管在政府文档中更能感受到这种微妙平衡。2023年欧盟《数据治理法》的出台将使数据管理发生变化。该法案旨在为公众有益的共享数据建立明确的规则（例如，使用MRI片进行机器学习，以便我们能够更好地识别或预测癌症）。
DGA的全面影响尚未被感受到。但预计会看到其他政府类似的指导方针来如何最好地平衡分享和隐私。
数字化、人工智能和未来
数字化的增长也在改变各行业的合规格局，尽管这些变化的速度和性质因国家而异。
在成熟的市场中，数字系统和法规更加完善，各公司受益于强大且支持高效、安全的数字文档保存的实践框架。这些地区通常率先采用新技术，无论是支持OCR/ICR的扫描，如何使用ECM管理文档简化人力资源等部门工作，还是使用人工智能进行文档分析。
在更多的新兴市场，数字化之旅则正在逐步开展，许多领域正在建立支持数字化转型所需的基础设施和监管框架。
探索更多资源：
- AIIM——智能信息管理协会：倡导信息管理最佳实际操作的非营利组织。
- ARMA——文档管理经理与管理员协会：一个帮助建立国际文档标准的组织。
- DPDP——我们制作了一份印度新的《个人数据数字化保护法》的入门指南，该法案将于2024年生效。
- PIPL——中国的个人信息保护立法如何运作？
- 文档管理中的人工智能——人工智能在文档管理领域的好处和风险是什么？
