為了有效率地管理企業資訊儲存，企業需要實施很多複雜、 費時耗力的解決方案，並且存在監管、管理和風險等諸多問題。 對於很多機構來說，處理這種複雜問題需要付出高昂的費用，而且富挑戰性。
簡化可應付這些挑戰，並提供一些重要效益。在下一部分，我們會看看簡化的六大優點：
1. 節省成本
將 ECM 和新工作流程解決方案引入企業，雖然會影響成本，但長遠可節省成本。
當員工花更多時間投入發展業務，減少處理重複的日常工作，他們便會越來越有價值。
銷毀過時的資料和數碼化重要的文件後，儲存成本會減少，還會降低資料外洩的風險。如果員工能夠在家利用網絡流暢地工作，也會節省開支，減少大型辦公室空間的需要。如果將來客戶能信賴企業可保障他們的個人資料安全，企業就有競爭優勢。
2. 降低風險
在資料領域要保持合規會帶來越來越大的風險，因為忽略資料保護規例會導致公司聲譽受損，並面臨巨額罰款。
追上最新科技發展的速度可能會比較複雜和困難。 持續尋找外判服務可以更容易地發現潛在問題，並防止事情進一步失控。
當收到存取要求，效率低的系統可能導致企業花太多時間尋找資料，並更容易導致資料外洩。簡化資料系統運作，可以消除或降低由風險引起的複雜問題。
3. 加強資料安全性
當公司資料安全存放，員工能夠輕鬆及安全地存取有關資訊時，公司業務就能興旺。系統和流程
的目的，是要讓員工更容易監控和掌握業務中的資料。
儲存大量不必要的資料使過程變得很慢。企業失去對儲存內容追蹤能力將會增加風險，使資料
更容易放錯地方或被盜。
4. 快捷存取資料
確保員工在有需要時可以用快速和簡單的方式安全存取資料，無論是數碼或實體資料，是很重要
的。簡化存取系統、處理要求和與內部溝通的系統可以加速完成任務並提高效率。
5. 注入新機遇
機會往往因要處理不必要的複雜流程而被錯過。通過簡化工作流程，可以排除這些障礙，創造更多
的機會。
衆所周知，安裝新的 ECM 平台會給員工帶來沉重壓力。因此，需要加以考慮某些因素，包括如何影響傳統系統。要消除與此相關的焦慮，這是無可避免的一環。
當您被焦慮情緒所困時，會無法看到眼前的機遇，阻礙創新和進步。
6. 節省時間
透過簡化生活的角度來審視系統流程是很有用的 — 最重要的是可以為企業節省時間。
您的文件管理系統是否簡化了存取資料和使用資料的方式？很明顯數碼化轉型和 ECM 可以實現這一點，使電腦能夠完成一些過去需要僱員數小時才能完成的單調重複工作。首要的是加快了尋找資料的速度。
這個目標對於尚未開始數碼化轉型的企業也有關。任何使工作更快完成和簡化的服務都能節省時 間。
簡化的好處超越了提供的服務和所採取的行動；這是一種哲學，啟發大家的工作方式，使生活、工作和全球業務變得更輕鬆。 下載我們最新的白皮書 ‘實現簡化：新解決方案如何改善資訊管理‘.
