人才招募可能是人力資源對資料的保密度最敏感、最耗時的工作，企業就此尋求簡化流程、節省時間和金錢的方法也就不足為奇了。事實上根據 Growth Business 估計，招募一名新員工的直接和間接成本是其第一年平均年薪的兩倍。
越來越多的企業採取相應的行動，亦即把人力資源中以人力為主的職責與強大的數碼流程相結合，將繁瑣的工作自動化，同時對新員工展現友好和親和的面貌。成功的僱主品牌塑造取決於這兩方面的良好配合。
人力資源行業在應用資訊科技方面一直都走得很前，主要是因為該部門處理最多個人資料，也最頻密觸及各員工的私人生活。根據 2021 年進行的一項調查，追逐最新科技的趨勢隨着疫情而加快進程，而人力資源部門是最熱衷於採用數碼遠端管理技術的部門之一。
人力資源部門在招募上遇到最大的問題是甚麼？
人力資源部門通常在企業中佔有特殊地位，是數百名員工個人資料的持有者、保管者和保護者。就其對企業的重要性和保密性而言，它所保存的資訊等同於客戶資訊。
這種責任的不利之處在於，由於監管和立法要求等原因，招聘工作有機會成為勞動密集型的工作程序，當中涉及大量的人手輸入資料和複製資料，這反而提升了資料外洩的風險。當然部分原因在於企業內部的嚴格規管和有效的資訊管理政策，即使如此，招聘和員工記錄被人惡意盜取利用的危險依然存在。
如何解決招募中處理數據的問題？
數碼人力資源服務可以解決或協助解決招募工作中的兩大難題：資料保護和浪費在繁雜的手動工作上的時間。
試想人力資源部門通常需要完成多少手動任務：輸入資料、發送電子郵件、收集和複製資訊、處理合約、強積金、薪酬、員工福利。這些工作不勝枚舉。
企業內容管理為招募過程帶來哪些好處？
安裝企業內容管理系統（ECM）可以產生巨大的影響。它可以創建易於存取和管理的自動化工作流程。
它還能驅使：
- 大幅減少手動任務所花費的時間，讓員工有更多時間從事更重要、更有成就感的工作。
- 提高資料合規性。
- 簡化各項招募程序。
節省時間是現代人的口頭禪，很少有投資能像招募流程數碼化一樣節省大量時間。
formstack 2018 年的研究顯示，55% 的管理人員每週仍需花費 8 小時處理手動重複性工作，而這相當於每週 40 小時工作時間的 20%。 任何一個審計會計師都知道，這些工時價值極高（也是非常昂貴的！）。
人力資源職能數碼化能節省成本嗎？
當然，人力資源流程數碼化需要前期成本（與任何新技術的投資一樣），但從長遠來看採用數碼化解決方案可以為企業省錢。
它將提高流程效率，減低資料保護被罰的風險。此外減少紙張和印刷也能節省相關開支，在某些情況下還能節省勞動成本。
如果認為節省開支是改變的主要原因，那就大錯特錯了。根據我們與人力資源部門合作解決這個問題的經驗，節省工時，換句話說 — 讓員工的生活更簡單 — 往往是更大的重點。畢竟眾所周知，如果人力資源專業人員不需要處理重複性的手動任務，那麼他們就可以轉而專注提高員工參與度和滿足員工需求。
為何企業內容管理對招募流程是重要的？
查看你的企業目前的招募程序，想想其中有多少手動和重複的工作：
職務簡介、招聘廣告和面試：
- 程序之始可能是將職務簡介透過電子郵件發送給部門的相關人士，讓內部管理人員審批。
- 然後該文件會轉發到人力資源部門，並就該職務簡介展開多次討論。整個過程需要數天甚至數周的時間。
- 當中牽涉龐大的個人資料量：首先是履歷、推薦信和往來的電子郵件。接着是簽訂僱傭合約，收集更多個人資料以處理工資、税款、強積金和員工福利的安排。
企業內容管理為招募帶來甚麼好處？
服務數碼化後你可以透過系統的職位申請表建立職位申請，無需電子郵件，只需幾分鐘而不是幾小時即可完成。
系統將自動建立和分發職務簡介。你也可以直接瀏覽公司內部的履歷資料庫，不必再依賴人力資源經理將紙本履歷存放在文件櫃裏。
一旦落實了職務簡介，系統就會將其發送給相關人士，例如招聘代理、人力資源部門員工或企業的網站，開始招募程序。
然後符合資格的應徵者將參與招聘過程，全程以數碼形式記錄下來。筆記、推薦信，到最後僱傭合約的儲存，全都在網上的電子平台進行。
在入職後流程將繼續自動化，以處理當中包含的大量資訊。
另一個要點是企業內容管理使數據搜尋更容易。
負責人很容易找出員工離職率和薪酬等級的統計數據。透過儀錶板概覽，你可以輕鬆回答 “我的企業在招聘代理上花費了多少錢？”等問題。
人力資源對其他部門的影響也能提高工作效率。當有新員工加入時IT 經理會立即知道，因為系統會自動發送通知給他。
現在是人力資源職能數碼化的好時機嗎？
這確實是。企業收集的資料量逐年遞升，對資料保護的關注也隨之提高。
千禧世代和 Z 世代也希望他們工作的公司精通數據的處理，因此這也是一個招募和留住人才的問題。
但最有力的理由是讓生活更簡單，節省時間。
大多數沒有採用數碼方式或電子解決方案的組織，其流程雜亂無章、錯綜複雜，往往無法真正控制，也幾乎毫無透明度可言。數碼化是保持競爭力非常重要的一步。
你可以與嘉栢文件管理的專業團隊聯絡，以了解如何開始數碼化招募程序。重要的是，數碼轉型並不需要鋪天蓋地，它可以從最基本的流程開始，例如從電腦掃描並安全地儲存一些重要記錄開始。
