在一個資訊監管日益嚴格的世界,數碼化是確保合規和效率的核心。違反數據保護法律和法規的懲罰也越來越嚴厲,這就更需要企業去除存儲數據的方式的風險。
這對整個東亞地區的企業如何收集、儲存、刪除和/或銷毀數據提出了新的挑戰。作為這些企業數據的其中一個集合點,人力資源部門正面臨越來越大的壓力,以確保他們的工作符合規格。這也突顯了將數據數碼化的重要性,因為以往這些數據主要是以物理文件的形式儲存。
我們如何利用科技來簡化人力資源服務?
入門指南:人力資源數碼轉型路線圖
進行資料審計
進行資料審計,以了解你掌握的資料及其所在位置。
無論以非電子形式還是電子形式儲存資料,進行審計都非常重要。
決定是否需要非電子資料與電子資料共存
由於政府規定,位於某些地區的公司必須以非電子形式保留文件,但此類公司仍可採用數碼解決方案。
以數碼化方式處理這些文件,並將文件箱號碼與原始文件建立關聯並無礙處。需要銷毀時,系統會提醒你同時銷毀文件的非電子版本和電子版本。
掃描非電子資料以進行數碼封存,並開始使用ECM
對於使用紙本儲存大量資訊的企業來說,開始數碼轉型的唯一解決方案便是掃描。
此過程涉及將非電子資訊轉為電子格式,以便可以快速存取、安全儲存和自動傳送到ECM系統,進而啟動工作流程系統。
對於已經採用電子方式儲存資訊的企業,例如Workday等HRS(人力資源服務)系統,該流程首先會將相關資料傳送至用作控制的ECM系統,隨後由ECM來管理各個工作流程。
因此,若你在HRS中為新僱員建立了一個新檔案,你的新ECM系統將自動通知處理支薪的部門。如有僱員離職,ECM系統將再次通知相同部門,將此僱員檔案從在職狀態改為前任僱員狀態,並為此檔案標籤保留規則,以便在一段時間後將其銷毀。所有系統將會協同運作。
制定保留政策
資訊保留期限是一個涉及合規性和風險的重大課題。
將企業中的所有資訊與設定安全銷毀日期的保留政策關聯,這一點至關重要。
一般來說,資訊保留期限不應超過所需期限,因為這不僅會引致遺失、被盜或損壞等風險,還需要為之付出代價,如儲存、應要求查找或編輯或者保留期限過長而產生的費用。
過早銷毀必須依法保留的資訊也會帶來法律問題。在英國,大多數人力資源記錄需要至少保留10年。
但人力資源部門保留記錄的期限往往會超過所需期限。
評估哪些人力資源職能需優先考慮
人力資源數碼解決方案首先會集中封存資料,然後ECM會發出一系列據此劃分的工作流程。
自招聘起到退休或離職,ECM系統會在整個僱用期內持續追蹤僱員情況。
然而,能同時開展這些工作的公司並不多。它們往往會從企業中的最基本資訊入手,也就是員工檔案,然後在此新增內容。
但最清晰的時間表就是按照僱員從入職到離職的路徑,隨時間推移新增職能。
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