十年來，無紙化辦公室的願景一直是記者和企業家的話題。換句話說：我們討論這個問題已經很久了，儘管數碼化已經成為主流，但紙本文件仍然是主流。
問題來了： 過去十年以來進度如何？
早期願景與現實
無紙化辦公室的概念即是在辦公場所裏數碼文件將取代所有形式的紙本文件（合約、商業文件、行銷資料等）。
這個概念出現於 1960 年代之後，當時工程師與評論家討論早期電腦可能如何影響辦公室。美國工程師 Douglas Engelbert 在 1968 年的電腦科技示範 (「所有示範之母」)，或許是最好的例子。他在示範中展示了精心設計的電腦功能，例如即時協同編輯，比 Google (甚至是互聯網) 還要早數十年。
1975 年《商業週刊》的「未來辦公室」等文章，提出在十年內快速過渡到數碼工作流程的構想，擄獲了人們的想像力。現實情況卻略有不同。我們很想將此歸咎於企業領導者的普遍惰性，但直到最近，立法仍要求大多數工作使用紙本文件。舉例來說，英國政府研究「稅務數碼化」的可行性已超過十年，而像土地法這樣的範疇則更為複雜。數碼化不僅仰賴科技創新，也需要國家扮演領導的角色。
儘管如此，過去 10 年來我們比以往任何時候都更接近無紙化辦公室的現實。我們將企業逐漸走向雲端的這個過程稱為 「數碼轉型」，而我們也比以往接收更多相關的查詢。這是如何發生的，未來又會如何？
為甚麼數碼化的進度正在加快？
最近有哪些發展使得這一切成為可能？以下我們列出了幾項我們認為最重要的因素：
- 資料保護法規：歐洲的《一般資料保護規例》、中國的《個人資料保護法》，以及《加州消費者隱私權法案》等法規的推出，不僅強調了安全數碼文件保存的重要性，也為資訊和記錄的完全數碼化環境應如何組織和審核提供了非常明確的法律環境。
- 雲端儲存創新：以雲端為基礎的儲存解決方案提供可擴充的安全選項來儲存數碼文件，例如 AWS、Google Cloud和Microsoft Azure等服務。這是等式中的「信任」元素，企業獲得保證每年伺服器得以非常穩定地正常運作，可以用 364.9999 之類的小數來衡量。
- 數碼簽章立法： E-SIGN 法案和 UETA 等法案使數碼簽名合法化，進一步實現了法律和合約範疇的數碼流程。領先的法律事務所高偉紳律師行將此形容為邁向「無紙國際貿易」的重要一步。
- 混合工作模式：混合工作模式現已蔚為風潮，企業必須提供快速、無縫的遠端資訊與記錄存取，即使員工在家工作也不例外。在醫療保健等行業，專家們現在也希望只需點擊一下即可獲得相關記錄。疫情可以說是驗證了無紙化辦公室可行性的概念，Reworked.com 有一篇很好的文章，介紹了疫情如何加速這種趨勢。
- 人工智能AI：AI是數碼轉型和「無紙化」中明顯卻不被討論的事情或者風險，下文將詳細介紹。
AI 與文件管理
根據許多商業分析師的看法，AI (及其表兄弟「機器學習」) 正沿着投資與創新的陡峭 S 型曲線快速發展。對於外行人來說，辦公室的應用可能不會立即明顯見到，但這些應用非常多，而且會幫助將更多以手動、實體記錄為導向的工作遷移到雲端。
「人工智能驅動的辦公室」到底是做甚麼的？其中一個最重要的應用是文件分析、掃描和處理，因此包括以下項目：
- 增強的光學字元識別 (OCR)： 機器學習大幅提升 OCR 技術，可從影像中擷取文字，甚至是擷取拙劣的手寫筆記。
- 文件分類： AI 可以根據文件的內容、上文下理，甚至是情感對文件進行分類。這種由人工智能驅動的文件分析「自動標籤」功能，可大量減少管理記錄所需的人工勞動。這對法律等行業幫助特別大。
- 資訊檢索與可發現性： 這是 AI 在辦公室最強大的應用之一：透過類似人類的查詢，使用自然語言處理 (NLP) 來改善文件的「可搜尋性」。舉例來說，詢問企業資料庫一個類似這樣的問題：「你能依序列出過去十年來我們所簽訂的所有合約中，我們所有的資料私隱義務嗎？」 現在將此與逐個關鍵字搜尋此資訊所需的時間作一比較。
- 資料擷取與分析： AI 可用於從文件中抽取特定資訊，例如姓名、日期、財務數字等。它可以與類似人類的查詢一起使用，讓大型資料集的資料擷取（即使是掃描的文件格式）變得更加簡單。
- 合規性與風險管理： AI 可透過上述應用程式自動標示敏感或機密資訊，以及以聰明的方式自動執行保留與刪除流程，協助企業更符合法規。
我們在去年發表了一份簡短的白皮書，內容是關於 ChatGPT 等產生式與分析式 AI 究竟會如何塑造資訊管理的未來，這份白皮書更深入地探討了 AI 如何塑造資訊管理的慣例。
「無紙化」對環境有影響嗎？
自數十年前首次提出無紙辦公室以來，無紙辦公室就被賦予了環保的認證，通常是因為它 「節省了紙張」。自此之後，我們對環境的理解變得更加全面（畢竟紙張來自可再生資源）和複雜。
電子產品和互聯網的發展和普及引發了新的關注。特別是資料中心的能源消耗，對永續商業的慣常做法構成挑戰，舉例來說，全球資料中心的能源消耗預計將在 2026 年達到日本的能源消耗總量。AI 預計將驅動其中相當大的一部分需求，因為 AI 對伺服器的資源需求極高，用永續發展顧問 Robeco 的話說：「AI 革命將需要從內到外完全重新設計資料中心的基礎設施，以適應新 AI 技術高得多的能源需求。」
但….，紙張永遠有其存在價值
儘管完全數碼化環境是對未來的美好祝願，但基於規則、法律或實際需求，法律、醫療保健和政府等特定行業可能永遠無法完全捨棄實體文件。
在這些情況下，結合數碼與紙本流程的混合模式是最可行的方法，在效率與必要性之間取得平衡。這是我們身為文件管理專業人員所見到的大趨勢。
總而言之，無紙化數碼轉型充滿了機會與挑戰。對於正在探索此轉型的企業而言，嘉栢文件管理在文件管理系統方面的專業知識是無價的：我們的經驗可追溯至數十年前，曾協助全球各種規模的企業解決從簡單的紙箱儲存到無紙數碼策略等各種問題。
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