甚麼是合約管理？
安排合約主體、合約條款、範本及條款以促進統一且有效檢索的過程稱為合約管理。
傳統合約管理的限制
很多企業仍然把合約管理流程分為法律部門、採購團隊、財務團隊、法務團隊和銷售團隊。
有些團隊把合約資料保存在SharePoint。其他人有他們自己研發的系統。有些人仍在使用Excel電子表格及傳統文件櫃。
這些個別合約儲存庫通常具有很多特定於某個系統的版本，只供特定人員及團體限定使用。
這種碎片化使合約分散在企業的不同區域，導致工作流程碎片化、術語不一致以及合約功效分析不足。
有時候，員工找不到他們自己的合約，更不用說是其他部門的了。這種實體簽約方法使追蹤合約內容和到期日時很容易出現人為錯誤。
甚麼是合約管理軟件？
合約管理軟件提供了一個統一的平台，整個合約週期中的建立、編輯、追蹤和更新步驟都可以在此平台進行。
透過最大限度地提升合約功效、確保商業條款的執行、加快現金流與收入時間並降低不合規風險，合約管理軟件可協助企業確保每份合約的預期目的得以完全實踐。
由於當今業務的複雜性和不確定性不斷增加，合約管理軟件已漸變成必需品，而不僅為了方便。
高效合約管理
數碼合約檔案讓您追蹤合約條款及到期日，因此您永遠不會錯過關鍵資料或日期。相關資料及文件保管在中央儲存庫中易於存取。
工作流程在單一系統內自動化且統一程序，改善跨部門合作並優化生產力。我們的軟件解決方案建基於合約相關程序的最佳做法，並可以透過幾個簡單步驟根據您的需求度身訂造。
加快合約的建立及管理
數碼合約管理為您提供管理您所有合約文件的安全方法。相關資料可以從單一地點存取。合約工作流程在單一系統內運行自動化程序，改善跨部門合作並優化生產力。
- 自動建立合約文件
- 指派基於權限的使用者角色
- 自動化審批過程
- 隨時隨地存取合約
合約的維護及治理
數碼合約管理提供高效且安全地維護及治理您所有合約文件的方法。相關資料及文件將保存在中央儲存庫，您可以輕易存取並監管到期日及時間線。
- 設定合約期間的通知及提示
- 手動或自動更新或終止合約
- 在儀錶板監控合約
- 以時間線檢視到期日
另一個關於數碼合約及其發行的關鍵就是數碼簽名的使用。
數碼簽名的使用旨在解決數碼通訊中的篡改和冒充問題。此外，數碼簽名已獲得法律認可，並廣泛用於提供透過網路進行的通訊和交易的真實性、資料完整性及不可否認性證明。
嘉栢的 API 可以輕易與現有 ERP／CRM 系統整合以實現自動簽署。基於工作流程的簽署允許內部和外部簽署者協作並簽署文件。
我們的數碼簽名解決方案符合國際標準及全球通行法律。
數碼簽名的採用正在不斷增加，因為它帶來一系列的優點：
- 減低成本及時間 — 最明顯的優點是消除員工在建立、印刷和簽署文件上花費的時間。無論屬於哪個行業，需要印刷、手動簽署和紙本儲存文件的合約管理流程都會不必要地消耗時間和勞動力。
- 隨時隨地簽署 — 以往簽署需要協調：需要雙方調整時間表，安排會面，然後快速達成共識，否則將面臨需要從頭來過整個程序的風險。電子簽署不單止方便，而且對於橫跨不同行業的企業能夠向無論身在何處的簽名者的辦公桌提供到解決方案至關重要。
- 更高的安全性 — 數碼簽名基於公鑰基礎設施（PKI）運作，確保數碼簽名為文件提供鐵一般的安全性和真實性標準。數碼簽名可驗證使用者的身份，防止文件被變更或竄改。數碼簽名中的加密金鑰進一步將簽署者與此文件連結起來，提供了升級的身份驗證和安全性。
合約管理的優點
- 高效過程 — 自動化過程能改善生產力並減低成本。
- 強力搜尋 — 智能搜尋工具確保所有需要的資料都在您的指尖。
- 整合第三方系統 — 無縫地與第三方應用程式整合，實現系統之間的資料交換。
- 降低管理費用 — 不再需要昂貴且消耗勞動力的紙本文件系統。
- 風險及合規性管理
嘉栢文件管理是安全文件管理服務、文件掃描及成像、數碼轉型及安全銷毀服務的行業先鋒。
我們的 數碼文件管理解決方案 為您的程序自動化及數碼化需求度身訂造，同時無縫地與您現有的ERP系統整合。
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