Mengelola arsip merupakan hal yang sangat rumit namun penting dilakukan, terutama di industri keuangan, organisasi pemerintah, dan penyedia layanan digital. Jenis dokumentasi arsip yang ditangani pada umumnya melibatkan pencetakan arsip dan pengiriman. Dokumen secara digital ke pembayaran sepert faktur, brosur pemasaran, informasi yang diterima dari bagian pembayaran seperti informasi pribadi serta dokumen internal untuk karyawan seperti catatan penjualan dan daftar pelanggan.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan Forbes, 90% dari keseluruhan data dunia dihasilkan hanya dalam 2 tahun terakhir. Jika pengarsipan data perusahaan tidak dipantau degan rutin, data yang jumlahnya tidak terhitung ini akan semakin sulit untuk dikelola.
Selain jumlah informasi yang semakin berkembang, peningkatan peraturan dalam dunia pekerjaan juga mendorong pentingnya pengarsipan secara efektif. Jika tidak, maka akan berakibat pada banyaknya pemeriksaan audit yang tidak diperlukan, menurunnya produktivitas serta sanksi yang berat karena munculnya banyak ketidakpatuhan.
Jadi, apa itu Arsip?
Arsip adalah semua dokumen dalam berbagai format (kertas atau elektronik, termasuk gambar atau video) – yang dibuat, diterima, atau dieksekusi saat menjalankan perusahaan. Nilai dari arsip tersebut ditentukan dan dikategorisasikan bukan dari formatnya, tetapi berdasarkan tingkat sensitivitas konten arsipnya sendiri.
Tahapan Pengarsipan
Dalam pengelolaan arsip, ada fase dan tindakan terhadap arsip yang harus dilakukan secara bertahap. Setiap tahapan memiliki kebijakan dan prosedur masing-masing untuk menjaga kualitas dan keabsahan dari arsip itu sendiri. Setiap tahapan memilik fungsi spesifik mulai dari produksi arsip sampai dengan pengarsipan dokumen tersebut.
Pembuatan Arsip
Di tahap ini, informasi baru didokumentasikan menjadi sebuah arsip. Ketika dokumen dibuat, dokumen itu harus mengacu kepada format yang paling efektif untuk setiap perusahaan , sehingga tingkat akurasi, validitas, keandalan, dan relevansi dokumen bisa dipastikan dengan baik. Di bawah ini adalah beberapa contoh pembuatan arsip:
- Penulisan dan pengiriman surel
- Pembuatan dokumen perusahaan dalam format dokumen, presentasi, lembar kerja, dll.
- Transaksi dalam sistem perusahaan
- Penerimaan dokumen word, surel, excel, dll.
Penggunaan & Pemeliharaan Arsip
Setelah dibuat, arsip kemudian masuk ke dalam tahap distribusi (internal dan eksternal) dan penggunaan. Dalam tahapan ini, arsip seringkali digunakan hanya selama beberapa saat atau bisa juga digunakan selama bertahun-tahun.
Penyimpanan
Penyimpanan arsip yang tepat dapat memudahkan pengguna untuk mengakses arsip ketika dibutuhkan,. Lama penyimpanan arsip tergantung dari beberapa faktor, termasuk kebijakan perusahaan dan peraturan atau kebijakan pemerintah.
Meskipun beberapa arsip dapat dihancurkan atau dibuang setelah digunakan, ada beberapa arsip yang harus disimpan dalam jangka waktu tertentu yang cenderung lebih lama untuk kepentingan legalitas, fiskal atau hal lainnya yang bersifat administratif namun bisa memengaruhi validitas perusahaan.
Karena akses langsung ke arsip-arsip ini tidak diperlukan dalam tahapan ini, umumnya arsip tersebut disimpan di lokasi-lokasi yang aman namun mudah diakses, baik secara daring ataupun luring.
Pemusnahan atau Pengarsipan
Tahapan akhir dari arsip adalah pemusnahan. Dokumen-dokumen atau media yang digunakan harus dimusnahkan dengan cara paling aman di saat arsip tersebut tidak lagi relevan secara permanen.
Untuk arsip yang memiliki nilai sejarah, maka pengarsipan adalah tahapan terakhir untuk dokumen tersebut, di mana arsip itu akan digunakan untuk penelitian atau penggunaan masa mendatang.
Arsip harus dimusnahkan atau diarsipkan dengan benar untuk menghindari masalah di masa mendatang, baik dengan cara dipindah ke ruang arsip, ke perusahaan lain, atau dimusnahkan seluruhnya. Proses pemusnahan yang tepat untuk arsip perusahaan itu sangat penting sehingga perusahaan patuh terhadap standar industry yang ketat mengenai keamanan data.
Mengelola Data di Era Pascapandemi
Pandemi terjadi di saat dunia mulai lebih serius menangani masalah privasi data. Data yang dikumpulkan oleh perusahaan di berbagai bidang seperti pelacakan dan penelusuran, pemeriksaan kesehatan, pengujian suhu, dan riwayat perjalanan – mendapatkan regulasi yang sama seperti informasi pribadi apapun agar bisa tetap mematuhi protokol COVID-19.
Untuk perusahaan korporat atau yang lebih besar, yang sudah memiliki sistem manajemen informasi yang kuat, keadaan ini adalah data yang baru dan yang paling mungkin menyebabkan masalah di kemudian hari. Situasinya bahkan lebih sulit untuk perusahaan-perusahaan kecil. Perusahaan tersebut bisa jadi tidak memiliki kebijakan untuk data-data kesehatan dan personal yang tiba-tiba masuk ke perusahaan.
Sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki kebijakan di setiap tahapan pengarsipan. Apa saja data yang perlu dikumpulkan? Berapa lama arsipnya harus disimpan? Siapa saja yang memiliki akses untuk membuka arsipnya? Apakah sudah disimpan denga naman dan kapan arsip-arsip tersebut harus dimusnahkan?
Gagalnya pengelolaan data personal dapat berakibat fatal kepada perusahaan, pelanggaran data dan penyalahgunaan informasi dan perusahaan bisa dikenakan penalty dan denda dalam jumlah besar.
Membangun Kemampuan Manajemen Arsip Berkelanjutan
Untuk menerapkan sistem manajemen arsip yang tepat, perusahaan perlu memiliki perencanaan jangka panjang yang dibuat berdasarkan rencana yang terstruktur dengan baik. Crown Records Management bukan sekedar penyedia penyimpanan arsip fisik dan elektronik, namun kami bisa membantu Anda dalam mengelola semua aset informasi Anda di seluruh tahapan pengarsipan dan mendesain ulang proses manajemen arsip yang sudah dimiliki.
Manajemen Dokumen:
Menyimpan informasi di tempat yang dapat diakses oleh karyawan perusahaan sangat meningkatkan risiko kebocoran informasi secara sengaja maupun tidak. Belum lagi adanya ancaman lain seperti pencurian, bencana alam, dan penurunan kualitas dokumen juga dapat memengaruhi integritas arsip.
Di Crown Records Management, kami memiliki fasilitas yang dirancang secara khusus dengan adanya sistem pencegahan kebakaran yang lengkap dan fitur keamanan termasuk pengawasan CCTV selama 24 jam, prosedur yang ketat dan pembatasan akses untuk menjaga informasi perusahaan tetap aman dan terpelihara dengan baik.
Tim kami yang sangat terlatih akan membantu mengatur, mengelola, dan melacak dokumen sehingga semua data dapat diakses atau digunakan kembali dengan mudah. Kami akan mengurus dokumen dan arsip perusahaan pada semua siklus pengolahan dengan menerapkan efisiensi sistem manajemen dokumen dan jadwal penyimpanan.
Manajemen Informasi Digital
Manajemen Informasi Digital mencakup semua aspek teknologi digital yang digunakan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, peningkatan profitabilitas serta efisiensi waktu. Karyawan tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu untuk menelusuri ratusan arsip. Sebaliknya, mereka dapat lebih fokus kepada tugas utama yang menambah nilai bisnis perusahaan.
Integrasi alur kerja manajemen informasi digital dengan proses berbasis kertas biasanya memiliki 5 langkah:
- Memindai arsip atau data yang ada, menentukan formatnya dan mengkategorikannya sesuai dengan sensitivitasnya.
- Mengidentifikasi apa yang perusahaan ingin capai dan kategorikan berdasarkan kebutuhan dalam mengakses arsip.
- Mempertimbangkan lebih lanjut apakah perusahaan perlu memindai ulang dokumen fisik atau langsung mendigitalkan sejak awal. Pada banyak kasus, biaya untuk memindai ulang ribuan folder dokumen kertas cenderung lebih mahal ketimbang manfaatnya.
- Menentukan alat dan sistem otomatis yang tepat untuk memindai dan memindahkan dokumen dengan cepat.
- Memilih bagaimana data ingin ditampilkan pada catatan baru atau sistem manajemen dokumen perusahaan. Hal ini tentang bagaimana semuanya ‘dipetakan’ ke struktur data baru.
Layanan Manajemen Informasi Digital kami membantu pelanggan untuk menangkap, menyimpan, mengatur, dan menyampaikan informasi penting kepada karyawan, eksekutif perusahaan dan pelanggan melalui tahapan kerja otomatis dibanding proses manual berbasis kertas. Kami juga menyediakan rangkaian lengkap pada layanan manajemen informasi digital, mulai dari pengumpulan data, klasifikasi, otomatisasi alur kerja hingga pemeliharaan data.
Pemusnahan Data yang Aman
Tidak ada waktu yang lebih baik untuk memikirkan pemusnahan data yang aman selain saat ini mengingat meningkatnya risiko pelanggaran data dan pencurian identitas.
Pemusnahan data yang aman adalah proses penghancuran informasi pada kaset, disket, dokumen kertas, grafik, dan bentuk lain dari penyimpanan elektronik dan fisik yang tidak lagi diperlukan atau mencapai akhir masa penyimpanannya. Penghancuran informasi dilakukan sampai pada titik yang sama sekali tidak dapat dibaca, tidak dapat diakses dan tidak mungkin untuk dipulihkan.
Sembilan hal yang harus dilakukan dengan benar saat membuat proses pemusnahan data yang aman untuk perusahaan:
- Menentukan dokumen yang akan disimpan serta alasannya.
- Mengidentifikasi informasi apa yang dimiliki perusahaan.
- Mencari data yang tidak perlu di simpan pada server perusahaan.
- Meninjau kembali apa yang harus dimusnahkan dan disimpan.
- Menelusuri opsi yang diperlukan dengan mitra pemusnahan data aman yang andal
- Memusnahkan data dengan mempertimbangkan keadaan lingkungan.
- Mempertimbangkan frekuensi pemusnahan data.
- Mengidentifikasi tingkat risiko.
- Mengedukasi karyawan perusahaan
Siklus pengolahan data memastikan bahwa semua arsip akan selalu dibuat, dikelola, dan disimpan dengan tepat sesuai dengan persyaratan perusahaan. Hal ini juga untuk memastikan bahwa semua data dimusnahkan atau diarsipkan sesuai dengan rencana penyimpanan perusahaan untuk memenuhi standar dan peraturan industri.
Tanpa memahami siklus pengolahan data, rencana dalam manajemen arsip tidak akan pernah tepat dalam perancangan biaya dan efisiensi pengelolaannya akan terganggu.
Untuk mengetahui lebih banyak tentang bagaimana kami mengelola dokumen perusahaan Anda di setiap tahapan siklus pengolahan dan solusi manajemen informasi lainnya, hubungi konsultan kami di sini.