Data l’affluenza dei molteplici requisiti normativi degli ultimi anni, è di estrema importanza mantenersi informati sulle nuove normative e sviluppare una pianificazione per quanto riguarda la conservazione e la distruzione sicura di documenti. In alcuni casi, la conservazione dei documenti può addirittura migliorare l’attendibilità personale e dell’azienda. Molte società si affidano a società specializzate nella gestione professionale dei record per ottenere assistenza nella pianificazione dei periodi di conservazione e nelle politiche di gestione dei record in generale.
Gli Account Manager di Crown vi aiuteranno a definire queste politiche, mentre la tecnologia ne consentirà l’implementazione. Utilizzando il sistema di codici a barre, il software di Crown può essere configurato affinché generi un avviso all’approssimarsi della fine del ciclo di vita di un record, inviando un promemoria automatico per informare che è giunto il momento di distruggere i record obsoleti. L’avviso può essere inviato all’Account Manager di Crown o direttamente al cliente.
Dopo l’avviso, Crown attenderà ulteriori istruzioni dal cliente. A quel punto il cliente autorizzerà Crown per iscritto affinché implementi la distruzione. I metodi di distruzione sono molteplici: ad esempio riciclaggio, riduzione in strisce o incenerimento di copie cartacee, dischi e microfilm e dati elettronici.
