Trasformazione digitale è un termine estremamente abusato nel mondo dell’IT e degli affari. Termine usato indistintamente, che copre potenzialmente tutto, dal convincere un team a utilizzare Zoom durante il lavoro a distanza, alla digitalizzazione di un intero ospedale, la definizione di “passare al digitale” può essere un po’ ambigua. Tuttavia, nonostante l’ampiezza del significato verbale stesso, il passaggio al digitale è sempre più importante per le imprese moderne.
Viviamo in un mondo in cui ogni anno sempre più informazioni “nascono digitali”, ma molti dei nostri processi aziendali sono ancora progettati per i documenti cartacei del passato, non siamo ancora pronti.
Scritto da Giovanni Miele
Con più di 10 anni di esperienza in Crown alle spalle, Giovanni è ora Business Unit Manager per Crown Records Management Italia. Con passione ogni giorno mette a disposizione dei propri clienti capacità organizzative e know-how nella gestione aziendale e sicurezza dei dati.
Tuttavia, la storia può cambiare in base alle dimensioni dell’azienda. Le organizzazioni più piccole hanno esigenze e desideri unici riguardo al passaggio al digitale?
Forse, ma spesso la sfida è semplicemente trovare informazioni di buona qualità che aiutino le piccole e medio imprese a giustificare il passaggio a sistemi e processi digitali. Questo blog mira ad affrontare questa sfida rivisitando i tre motivi principali per cui ogni azienda dovrebbe passare (almeno in parte) al digitale:
1. IL LAVORO DA REMOTO NON FUNZIONA SE NON SEI DIGITALE
Secondo la società di reclutamento Globalization Partners, solo un piccolo 12% delle aziende supportava il lavoro a distanza prima della pandemia di COVID-19. Quasi da un giorno all’altro, questa percentuale è salita al 75% durante e dopo il COVID. La realtà che deriva da questo cambiamento è che, per molti tipi di attività, il lavoro a distanza non funziona a meno che non si disponga dell’accesso digitale a sistemi, file e altri lavoratori tramite strumenti di collaborazione.
C’è da dire che prima del COVID anche la maggioranza dei lavoratori non era pronta a questa nuova indipendenza, fatta anche di autogestione, maggiori responsabilità, e meno pause caffè in compagnia. Ora che il personale si è abituato a lavorare da remoto però, non vuole più tornare in ufficio, almeno non nello stesso modo.
Secondo il rapporto “State of Remote Work” di Buffer del 2023, il 98% delle persone vorrebbe lavorare da remoto per il resto della propria carriera, anche se solo part-time, e un altro 98% consiglierebbe il lavoro da remoto anche ad altri. Se la tua attività non è almeno parzialmente svolta in digitale, immagina lo sforzo di reclutare dipendenti tra queste persone desiderose di implementare almeno in parte l’opzione “remoto” nella propria vita lavorativa.
2. PASSARE AL DIGITALE È UN BUON AFFARE – PER TUTTE LE AZIENDE
Sì, parliamo anche di costi e risparmio effettivo. La trasformazione digitale aiuta le aziende a raggiungere tre dei loro obiettivi aziendali principali: aumentare la produttività, favorire l’efficienza in termini di costi e garantire la conformità.
Ognuna di queste aree ha un impatto sulle aziende di tutte le dimensioni: le piccole imprese devono conservare i registri, garantire che i propri dipendenti siano produttivi e mantenere i costi al minimo, proprio come le grandi imprese. Ti sei mai chiesto se un ufficio fisico ti serve veramente? O se ti serve davvero così grande? Gestire una parte dell’attività in via digitale potrebbe significare tagliare notevolmente i costi fissi del tuo business.
Tuttavia, le aziende più piccole non sempre dispongono di risorse aggiuntive da investire in progetti di trasformazione digitale. Ciò non significa che non possano affrontarli, significa solo che devono concentrarsi su ciò che vogliono ottenere ed agire di conseguenza.
3. LA PRIVACY E LA SICUREZZA SONO PIÙ FORTI NEL MONDO DIGITALE
Nell’epoca della GDPR può sembrare controintuitivo affermare che le informazioni archiviate digitalmente siano più sicure di quelle cartacee, ma è vero!
Sì, puoi chiudere i documenti cartacei in uno schedario per proteggerli, ma non appena lo fai diventano inutilizzabili. Inoltre, la carta è accessibile solo a una persona alla volta, a meno che non si faccia una copia, il che raddoppia immediatamente il rischio per la sicurezza e la privacy. Ci avevi mai pensato?
D’altro canto, con il digitale, più persone possono accedere alle informazioni contemporaneamente, da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi parte del mondo, ma con il pieno controllo dell’azienda. I sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) offrono la possibilità di controllare l’accesso a cartelle, singoli documenti e persino parti di singoli documenti, in base a dipartimenti, team, ruoli organizzativi o singoli utenti. Inoltre, forniscono report completi su chi ha avuto accesso a cosa, quando e per quanto tempo, includono funzionalità di controllo della versione per gestire le modifiche ai documenti e sono completi di registri di controllo incredibilmente dettagliati.
Se lavori a livello internazionale, o hai team sparsi in diverse città, sicuramente è un’opzione per te necessaria e davvero capace di cambiare le cose in meglio, nel rispetto di tutte le norme di privacy e sicurezza.
SEI PRONTO PER PASSARE AL DIGITALE?
Passare al digitale può sembrare spaventoso. La prospettiva di nuovi sistemi, nuovi processi e cambiamenti massicci rendono le persone nervose: è la natura umana.
La trasformazione digitale della tua azienda sarà uno dei progetti di maggior impatto e gratificante che tu e la tua azienda abbiate mai intrapreso.
Non vediamo l’ora di unirci a voi in questo viaggio!
Sappiamo che fare il primo passo è impegnativo, quindi inizia con un caffè e una chiacchierata con uno degli esperti del nostro team italiano, che ti aiuterà a fare il primo passo oggi stesso.
Contatta subito il nostro business unit manager Giovanni Miele per inizire a parlare del futuro della tua azienda.
