Ecco 5 buone ragioni per scannerizzare i tuoi documenti aziendali e passare al digitale
La tua azienda è arrivata al punto di valutare se dire addio alle pile e pile di carte che ormai vi circondano e scannerizzare i documenti aziendali per passare al digitale. Ma poi ecco un freno: scannerizzare migliaia di documenti e salvarli con ordine per poi avervi accesso quando necessario non è cosa semplice come quando devi farlo nel piccolo del tuo privato!
Nella pratica, per digitalizzare un documento si utilizzano di solito uno scanner o uno smartphone, o altre soluzioni come software più o meno avanzati che catturano l’immagine e la trasformano in un file, pronto per la conservazione digitale ai fini di archiviazione. Ma la realtà dei fatti è che servono strumenti molto avanzati per fare un buon lavoro, e personale altamente competente con il giusto know-how per indirizzare ed organizzare tutto correttamente senza creare futura confusione.
Per fortuna esistono aziende come Crown Records Management che offrono a prezzi competitivi il servizio di scannerizzazione documenti e archiviazione digitale, venendo anche direttamente da te a prendere i documenti che vuoi digitalizzare e occupandosi poi dello smaltimento o archiviazione del cartaceo! Scopri tutto sul servizio di scansione documenti Scan By The Box!
E ora che lo stress al solo pensiero di dover scannerizzare tu per la tua azienda è passato, tempo di scoprire perché dovresti iniziare a scannerizzare i tuoi documenti aziendali e passare al digitale!
1. Guadagno di spzaio fisico
Il primo vantaggio evidente della digitalizzazione dei tuoi documenti è lo spazio in più che riuscirai ad ottenere in ufficio. Se fai parte di un’azienda che deve conservare molti documenti per legge, sicuramente non ne potrai più di scatolini e archivi impolverati sparsi per l’ufficio. Liberando la zona ora dedicata agli scatoloni, chissà, potresti finalmente trovare lo spazio per il nuovo coffee corner che tanto desideravi, magari con qualche bel divanetto! La tua pausa caffè ringrazierà.
E se non vuoi eliminare del tutto il tuo cartaceo, puoi sempre archiviare tutti i tuoi documenti nei magazzini dedicati di un’azienda come Crown. Scopri di più!
2. Potrai identificare e localizzare i documenti che ti servono in maniera piu' rapida e precisa!
Scannerizzando i tuoi documenti aziendali in formato digitale avrai la possibilità di identificare e localizzare in modo rapido e preciso i file di cui hai bisogno, aumentando la produttività e evitando di perdere giornate intere cercando un documento ormai finito nel dimenticatoio. Potrai passare il tempo risparmiato bevendo con più calma il tuo caffè nel nuovo coffee corner che hai creato.
3. Il lavoro da remoto non sara' piu' un problema
Se la tua azienda dopo il Covid è passata ad un modello di lavoro ibrido, o remoto al 100%, sicuramente avrai scoperto la scomodità di dover accedere a documenti cartacei conservati in azienda, obbligandoti a recarti sul posto di lavoro anche quando non richiesto dal tuo capo. Con un archivio totalmente digitale questo problema sarà subito risolto, migliorando notevolmente anche le comunicazioni con i clienti.
4. Riduci i costi
Fattore non da poco, passare al digitale nel tuo sistema di archiviazione documenti ti consentirà di ridurre i costi vivi della tua azienda nel lungo termine, pagando una volta sola il servizio e poi gestendo in autonomia l’archivio digitale della tua azienda. Perché pagare di più se puoi pagare di meno?
5. La tua azienda sara' piu' competitiva sul mercato
I consumatori ormai parlano digitale, e si aspettano lo stesso dalle aziende con cui hanno a che fare. Il cartaceo può risultare spesso scomodo, e limitante a livello geografico. Archiviando digitalmente tutti i tuoi file invece, non avrai più limiti sul bacino di utenza a cui poter arrivare, e sarai più appetibile per una fetta di mercato molto più ampia.
Non sei ancora convinto se passare all’archiviazione digitale?
Contatta i nostri esperti Crown e richiedi una consulenza gratuita per scoprire quali benefici potrà avere la tua azienda con la scannerizzazione di documenti e il passaggio al digitale.
