会社では多くの書類を取り扱うため、保管や整理が重要になってきます。
適切に書類保管を実行できれば業務効率も上がるため、自社にあう方法を見つけることが大切です。
この記事では、書類の保管方法や整理術、整理時の注意点を解説します。
会社書類の保管方法
会社で取り扱う書類は、さまざまな保管方法があります。適切に保管できれば、書類の確認や取り出しも効率よくおこなえるため業務もスムーズです。書類の保管方法には、次のようなものがあります。
ファイルボックス・ファイルケース
ファイルボックスとは、さまざまなファイルを保管できる箱です。書類用のファイルには、フラットやクリア、リング式などの種類があります。会社で扱う書類の量は何かと増えがちなため、ただファイルに入れただけでは適切な保管が難しい場合があります。
このような場合におすすめなのが、ファイルボックスです。書類を仕分けしたファイルをファイルボックスに収納します。ファイルボックスに名称をつければ、必要な書類をすぐに取り出すことが可能です。デザインに富んだファイルボックスも多いため、社内の雰囲気に合わせて選べるのもメリットです。
ハンギングホルダー
ハンギングホルダーとは、書類の入ったファイルを専用ボックスに引っ掛けて収納できるアイテムです。
書類をすぐに取り出せる環境を整えたいなら、ハンギングホルダーを検討しましょう。ハンガーのように引っ掛けて収納できるため、必要なときに取り出せるメリットがあります。ファイルボックスを使用しており、もう少し便利に保管したい場合はハンギングホルダーを検討しましょう。
引き出し・キャビネット
少量の書類であれば、引き出しのレターケースに入れて保管する方法もあります。項目別に書類を保管すれば、必要な場面で書類を取り出しやすいです。ただしレターケースによって引き出しの数が異なるため、必要なタイプに合わせて選びましょう。
大量の書類を引き出しのレターケースに入れて保管したい場合は、「キャビネットを用意した上で、ハンギングホルダーで収納する」という方法もあります。業務で多くの書類を取り扱うならキャビネットがおすすめです。
トレー
トレーとは、底が浅めの書類整理箱のことです。
簡易的に書類を保管したいなら、トレーを用いるのがおすすめです。トレーの中に重ねてそのまま書類を整理できる保管方法で、紙に穴をあけたりファイルに綴じたりする必要はありません。書類を管理する手間を省きたいなら、トレーを活用しましょう。
インデックス
インデックスとは、見出しとなるラベルのことです。
ファイルボックスを使用して書類を保管している場合、インデックスのあるファイルを活用するのもおすすめです。インデックスを付ければ書類が必要なときに取り出しやすく、時短につながります。
特に項目別に分けて保管している場合は、インデックスを付けておくと便利です。書類の確認や取り出す機会が多いのであれば、インデックスで細かく分けて使いやすく保管することをおすすめします。
会社書類の整理のポイント
書類の整理術もさまざま存在しています。収納アイテムをうまく活用できれば、書類の確認や取り出しもスムーズにおこなうことが可能で、業務効率化にも一役買うことでしょう。書類を整理するポイントには、次のようなものがあります。
クリアファイル・クリアホルダー
書類の確認しやすさを重視するなら、クリアファイルを活用するのがおすすめです。クリアファイルには書類を入れられる透明の袋が付いており、紙の書類をそのまま収納できます。きれいな状態で収納できるうえに、頻繁に書類を見る場合に最適です。近年はカラー展開も豊富なので、項目ごとに色分けする方法もあります。
ただし収納できる書類の枚数が限られているため、大量の書類を整理するのにクリアファイルは向きません。収納する書類の枚数が増えたら、ほかの整理方法を検討しましょう。
ファイルケース
書類をまとめたクリアファイルが多くある場合は、ファイルケースで整理するのがおすすめです。ファイルケースはさまざまな種類があり、書類の量に応じて適切なサイズを選べます。書類を綴じる必要はなく、そのまま収納できるため整理しやすいです。
またインデックス付きのファイルケースもあるため、必要な書類の確認や取り出したいときにもスムーズに見つけられます。ファイルケースごと持ち運べるので、外出時にも便利です。少量の書類を項目ごとに分けて整理したいなら、ファイルケースの活用を検討しましょう。
ダブルクリップ
ダブルクリップとは、レバーで本体を開いて書類を挟むものです。厚みのある書類をまとめたい場合に適しています。
簡易的な整理方法ですが、書類を項目別にまとめることも可能です。ダブルクリップの大きさも複数あるため、書類の暑さに応じて適切なものを選べます。
インデックス
書類の整理にも、インデックスの活用は効果的です。便利なクリアフォルダでも、中にどのような書類が収納されているのか一目で把握できません。クリアフォルダごとにインデックスを付ければ、必要な場面ですぐに書類を取り出せます。
インデックスシールは多くの種類があるため、社員がわかりやすいものを選ぶことが大切です。しかし書類の量が多すぎると、インデックスを貼り付ける作業が負担になることもあります。このようなときは、付箋タイプを検討しましょう。
書類を整理する際の注意点
書類の量が多い場合は、注意して整理しないと扱いづらくなります。場合によっては、紛失の原因になることもあります。書類を整理する際の注意点には、次のようなものがあります。
わかりやすい名称をつける
クリアファイルやファイルケースなどにインデックスを貼り付ければ、書類の保管先がわかりやすくなります。ただタイトル名のつけ方を間違えると探しづらくなり、目的の書類を見つけるまで時間を要することも多いです。基本的なこととして、タイトルは誰でもわかる名称を付けましょう。また、書類を探すのに役立たない余計な文字は排除して、簡潔かつ具体的な名称を付けることが大切です。
書類の並び方に配慮する
書類をきれいにまとめても、決まりなく置かれていては探すのに時間がかかります。目的の書類までたどり着く時間を最小限に抑えるには、ファイルの並べ方にも配慮することが必要です。まずは、ファイルを共通性や関連性に分けてグループ化します。ファイルをグループ化したら、業務の進行順序や書類の重要度に整理して並べると見つけやすいです。
まとめ
会社で取り扱う書類は多くありますが、クリアファイルやファイルケース、クリアフォルダなどを活用すれば探しやすくなります。書類は収納すれば終わりではなく、その後書類の確認や取り出しが必要になる場面もあるはずです。ここで紹介した保管方法や整理術を参考にして書類を収納しましょう。
