重要な機密文書の保管を外部委託で管理したいと考える企業は少なくありません。文書保管サービスは数多く存在しますが、ポイントさえ押さえれば、自社に合う書類保管 のサービスやプランを選ぶのは難しくないはずです。
今回は、機密文書を預ける際に文書保管サービスを選ぶポイントを解説します。
機密文書の種類
機密文書の種類は大きく分けて3つです。
機密文書とは、情報漏洩したときに企業が不利益や被害を受ける重要度の高い文書であり、重要度によって分類することができます。この種類を把握しておくことで、より適切な保管方法を選びやすくなるはずです。
- 秘文書
- 極秘文書
- 社外秘文書
それぞれの特徴を確認していきましょう。
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極秘文書
極秘文書は、機密文書のなかでも公表できる範囲がもっとも限られており、秘密性が高いの文書です。極秘文書が社外に漏れてしまうと、企業に甚大な損害が及ぶ可能性があります。また被害は企業だけでなく、企業関係者に不利益が生じる場合があります。
極秘文書は閲覧できる関係者は限られており、経営や政権の根幹に関わる特定の人しか見られません。極秘文書には、経営状況に関わる非公開の経理書類や独自の研究データ、新製品の仕様書や設計書、企業の合併情報などが含まれます。文書保管サービスを利用して極秘文書を管理する場合は、セキュリティ面はしっかり確認する必要があります。
秘文書
秘文書は、極秘文書より公開できる範囲は広いものの、社内でも限られた関係者のみ閲覧できる文書です。関係者とは、経営や政権の根幹に関わる社員だけでなく、役員や部門長まで閲覧できることが多いです。
秘文書には、人事や個人情報、経営戦略情報、他社との契約書などが含まれます。送付や手渡しの場合は、名宛人以外が開封することを望まない親展になるため、取り扱いには注意することが必要です。
社外秘文書
社外秘文書は、公開可能な範囲が広く重要度が低い機密文書です。基本的に社内の人間であれば、誰でも閲覧することができる文書です。社外秘文書に含まれるのは、各種マニュアルや顧客データ、企画書案、会議の議事録、就業規則などです。
社外秘文書は、秘文書や極秘文書に比べると厳重な管理は必要ありません。しかし、第三者に機密文書を見せたりUSBや端末機器で社外に持ち出したりすることは禁止されています。公開範囲が広いため、情報漏洩の危険性が高いです。情報漏洩が起こらないように文書保管を徹底する必要があります。
文書保管サービスを選ぶポイント
文書保管サービスを選ぶ際に押さえておきたいポイントとして、次が挙げられます。
- 費用面
- 専門性
- 保管環境
- 入出庫管理
- セキュリティ面
それぞれのポイントを確認していきましょう。
費用面
文書保管サービスを利用するには、サービス料金や保管料を支払わなければいけません。できる限り費用をかけたくない場合は、安さ重視で文書保管サービスを選びたいと考える企業も多いのではないでしょうか。
もちろん費用というのは重要なポイントです。しかし機密文書を保管するのですから、情報漏洩や書類の損失が起きた場合、多大なリスクが発生する可能性があります。企業イメージや信用を失った場合、かえって多額の費用が必要となるかもしれません。
このようなリスクを回避するためにも「ただ費用が安い」という理由だけで選ぶのは避けましょう。管理体制やセキュリティ面などで必要なサービスを受けられることを前提に、コストパフォーマンスを検討することをおすすめします。
専門性
文書保管サービスを選ぶ場合、専門性を重視したほうがリスクを低減しやすくなります。
近年は一般貨物を扱う倉庫会社が自社の空きスペースを利用して、文書管理サービスを始める場合も増えています。機密文書の保管場所を提供しているだけなので、セキュリティ面に不安が残ることも多いです。監視の目も行き届きにくいため、情報が漏洩したり悪用されたりする危険性もあります。
安全に文書を管理したいなら、文書保管に特化し、機密文書の扱いに関し手厚くサービスを受けられる専門会社を選ぶほうが良いです。
保管環境
文書保管サービスを利用する上で、保管環境も事前にチェックしておきたいところです。
書類は紙でできているため、もし保管されている場所の湿度や温度などが適切でない場合は劣化のおそれがあります。いざという時に備え、可能であれば耐震・免震構造の建物であるかも調べておくことをおすすめします。
入出庫管理
文書保管サービスを選ぶときは、入出庫管理が徹底されている会社を選びましょう。入出庫管理の仕組みを事前に確認し、機密文書が持ち出される危険性がないかチェックすることが大切です。たとえば、電話やメールで入出庫できる文書保管サービスは一見すると便利に思えますが、悪意のある第三者がなりすまして機密文書を持ち出すことが可能です。
現在は、Webで機密文書の入出庫や在庫確認できる文書保管サービス会社が多いです。しかし、管理側の利便性を考えて構築されたシステムであるため、セキュリティ面に不安が残る場合もあります。利便性だけでなく、セキュリティ面の不安を解消できる入出庫管理を導入する会社を選びましょう。
セキュリティ面
文書保管サービスを選ぶうえで重要になるのが、施設セキュリティ・車両セキュリティ・情報セキュリティです。施設セキュリティは、アクセス制限やログ管理など施設への入退室管理になります。誰でも簡単に施設に入室できる環境では、機密文書の紛失や盗難、情報漏洩の危険性があります。
車両セキュリティは専用便で集配送を行い、紛失や破損、誤配送を防ぐことです。セキュリティシステムが搭載された車両であれば、万が一の際にもスムーズに対応できます。情報セキュリティは、機密文書を管理するための教育を定期的に行うことです。機密文書を管理する社員全員に徹底した教育を行う会社は、質の高い文書保管を行えます。
まとめ
文書保管サービスを利用すれば、大量の機密文書を外部委託で徹底管理できます。ただし、文書保管サービスを提供する会社は多く存在するので、自分に適した保管先を選ぶことが大切です。また、機密文書の管理方法も異なるため、セキュリティ面や規格取得の有無などの事前確認も重要になります。ここで紹介した文書保管サービスの選び方を踏まえて、機密文書の保管先を選びましょう。
