機密書類は企業にとって極めて重要な情報が記された書類となります。漏洩した場合には多大な不利益を被る可能性があり、注意して書類保管をおこなわなければなりません。
この記事では、機密書類の取り扱いの基本として、機密書類の定義や分類、漏洩が起きた場合の影響、漏洩防止の対策法などをご紹介します。
機密書類とは
機密書類とは、企業に関わる極めて重要な情報が記されており、秘密を保持しなければならない書類のことです。
企業は部外者に対し、機密書類に記された内容を漏らさないようにしなければいけません。万が一機密書類およびその内容が漏洩した場合には、企業が大きな損害を受ける恐れがあります。
機密書類の分類
機密書類には以下のような種類があります。
- 社外秘文書
- 秘文書
- 極秘文書
「社外秘文書」は会議の議事録や業務マニュアルなど、社内で共有可能な情報をさします。機密書類の中では比較的重要度の低い書類ですが、だからこそ書類の置き場所に注意を払うなど社外の人の目に触れないような対策が必要です。
「秘文書」は社外秘文書の次に重要度の高い機密書類です。人事関連の文書や他社との契約書など、関係する一部の社員のみが確認できる文書が秘文書に当たります。
3種類の機密書類のうち、最も厳重な管理が必要となるのが「極秘文書」です。企業の経営に関わる情報や未発表の研究データ、新商品の規格書などが極秘文書に該当します。
機密書類が漏洩した際の影響
機密書類が漏洩した際の影響を知ることで、管理の重要性をより強く理解しやすくなります。ここでは仮に漏洩が起こった場合に考えられる3つの影響をご紹介します。
機会損失が生じる
機密書類の漏洩により、記載情報の流出があった場合、被害拡大防止の目的で一時的に業務を停止しなければならない可能性があります。業務を停止した上で原因の究明を行いますが、それに時間を要した場合には業務停止期間の延長が必要となる恐れもあるでしょう。
また、漏洩が起こったことで企業の社会的信頼が失墜し、顧客離れが起きたり、新規営業を自粛せざるを得なかったりすることも出てくるかもしれません。
機密書類の漏洩対策を怠ると、企業にとって甚大な損害を及ぼす恐れがあるのです。
関連法律に抵触する
機密書類の漏洩を起こした企業が漏洩防止の対策を怠っていたことが明らかになった場合は、故意の有無にかかわらず刑事責任に問われることがあります。
顧客などの個人情報を漏洩させた場合は「個人情報保護法」に基づく罰則が適用されます。国からの命令に適切に対応しない場合は、懲役刑または罰金刑が科されます。
損害賠償や事故後の対応関連の費用が生じる
機密書類が漏洩し、記載情報が流出したことで、個人や取引先の企業に損害を与えた場合、損害賠償を請求される可能性があります。損害賠償請求に応じることで、漏洩を起こした企業は金銭的な損失を被ることになるでしょう。
ほかにも漏洩を起こした後の謝罪に関わる費用や調査費用、再発防止に関する費用、漏洩に関して被害を受けた者や企業に対する謝罪のための費用などが発生します。
機密書類が漏洩する原因
情報漏洩の原因は大きく「原因が内部にある漏洩」と「原因が外部にある漏洩」に分けられます。原因について知ることで、効果のある機密書類漏洩防止対策を講じやすくなるはずです。
原因が内部にある漏洩
企業内の問題による漏洩の原因は多くが人的ミスです。人的ミスには書類の置き忘れやメールの送信ミスなどがあります。いずれも容易に防ぐことのできるミスですが、人間の行いにミスはつきものであり完全になくすことは難しいです。
ほかにも内部からの漏洩として、元社員や取引先などが報酬目的で企業機密を漏洩させるケースもあります。契約書などに「退職時の機密書類および情報の取り扱いに関する義務」に関する項目があるのはこのためです。
原因が外部にある漏洩
部外者が書類を持ち出すことで漏洩が起こるケースもあります。
機密情報を書類での保存からデータ保存へ切り替えている企業は、機密データを守るセキュリティ対策もカギとなるでしょう。セキュリティシステムの問題による不正アクセスをはじめ、外部からの攻撃が機密情報漏洩の原因となることもあります。なりすましや不正利用、スパムメールなどによって機密情報は漏洩します。
機密書類取り扱いの注意点と漏洩防止対策
機密書類を漏洩させないためには、適切に管理することが大切です。機密書類の管理方法や注意点、漏洩防止対策について確認します。
適切に分類する
まずは社内で扱う書類を適切に分類します。重要度別・情報の種類別等に分類することで、最適な保管方法と漏洩防止対策を判断しやすくなります。
社内規則を決める
書類の分類結果をふまえ、「機密書類およびその他の書類を適切に取り扱うためのルール」となる社内規則を決定します。
最も厳密な管理が必要な極秘書類は、限られた社員だけが閲覧可能な状態としたり、必要に応じて暗号化したりといった対策が必要となる場合もあります。しかし全ての文書を同様に管理するのは費用や手間を考えると難しいかもしれません。そのため、機密書類のレベルに応じた対策を講じることが重要です。
正しく保管し廃棄する
機密書類は、鍵付きの部屋など簡単に閲覧できない場所に保管する必要があります。その場合、鍵の管理者を決めたり鍵の持ち出し管理を記録したりするのがおすすめです。また、持ち去り防止には収納ボックスとワイヤーロックなどを活用するのも良いでしょう。
データ化して保存する方法は機密書類の紛失などに効果がありますが、外部からの攻撃からデータを守るためのセキュリティ対策を十分に行わなければいけません。
機密書類を廃棄する際は少量であれば社内でシュレッダー処理を行いますが、大量の場合は専門業者に依頼するのが一般的です。業者での処分方法にはシュレッダー処理の他、焼却処理、溶解処理があります。情報漏洩の危険性をふまえ、信頼できる業者選びが重要です。
社員教育を徹底する
機密書類の漏洩には、人的ミスも大きく影響します。社員が機密書類の取り扱いについて十分な理解を得ることで漏洩の危険性を下げられることから、社員教育の徹底も有用です。
全社員を対象に、理解を深めるための社内研修を実施するのも1つの手です。社員に対して機密書類及び情報を守ることの重大性、情報が漏洩した場合の影響などを広く知らしめることで、企業全体のセキュリティ意識を高めることにつながります。
まとめ
機密書類は企業にとって極めて重要な事項を記載した書類のことであり、漏洩した場合は重大な損害を生じる可能性が高まります。
機密が流出することによって法に触れる恐れもあるため、企業をあげての情報漏洩防止対策が必須です。
企業機密を漏洩させないためには、機密書類はレベル別に分類した上で適切に保管・廃棄しましょう。また定期的に研修などを行い、企業全体で情報セキュリティに関する意識を高めておくことも非常に有効です。
