文書にはさまざまな内容が記載されており、中には非常に重要な情報も少なくありません。そのため書類保管を怠ると、思わぬミスを招いたり、情報漏洩を引き起こしたりなど企業に大きな損害を出すおそれがあります。
今回は、文書管理の基本として、目的や管理方法、文書管理をおこなう際の注意点などを解説します。
文書管理とは？
「文書」とは、情報を書き記したもののことで、紙媒体だけではなく、デジタル情報として作成された電子文書も含まれます。それらの文書を管理することを「文書管理」といいます。
文書を管理する場合、段階的に保存・保管・廃棄などと分けておこなうのが一般的です。また、従業員が個人で管理する個人文書と、企業全体で管理する共有文書の両方が文書管理の対象になります。
文書管理の目的
情報化社会において、膨大な情報をいかに効率よく管理するには職場で文書管理を徹底することが必要です。文書管理を実施する主な目的として、次が挙げられます。
業務効率を向上できる
文書管理を徹底することにより、業務効率が向上する効果が期待できます。文書管理が徹底されていない場合、業務で必要なときにすぐに見つけられず、無駄な時間を要してしまいます。文書管理を徹底すれば必要な書類を見つけやすくなるため、探す時間を短縮することが可能です。文書にすばやくアクセスできるのは業務効率の促進につながります。
管理スペースを確保する
文書は日々増え続けるため、定期的に整理しないと膨大な管理スペースが必要になります。管理が必要な文書が多くなると探しづらくなり、業務に支障が出ることもあります。効率的に文書を管理できれば、管理スペースを拡大する必要もありません。文書を管理する担当者の業務負担も減らせるので、働きやすい職場環境に整えられます。
顧客満足度を高められる
文書管理を徹底できれば顧客満足度を高められます。商品やサービスの差別化が難しいなか、企業活動において顧客満足度の向上は重要な課題であることは間違いありません。しかし文書管理が行き届いていない状態では、顧客からの問い合わせやクレームに対応するのが困難です。顧客離れの原因になることもあるので、徹底した文書管理が求められます。
セキュリティの強化が期待できる
徹底した文書管理により、セキュリティの強化が期待できます。企業には機密情報や個人情報など重要な情報を保有していることから、文書管理を怠ると情報漏洩につながるリスクがあります。場合によっては企業イメージが低下し、大きな利益損失や営業停止などの処分を受ける可能性もあります。このような事態を防ぐには、文書の管理方法を見直し、適切に改善することが必要です。
文書管理の方法
社内にある膨大な文書を効率的に管理するには、適切な方法で実施することが求められます。文書管理を実施するにあたって押さえておきたいポイントとして、次が挙げられます。
マニュアルを作成する
効率的に文書管理する上で、社内での取り扱い方の統一が求められます。文書管理に関するマニュアルを作成しましょう。マニュアルに盛り込むべき内容には、適用範囲や保管方法、保存期限、廃棄に関する項目を明記します。
また、文書管理の決まりを破った際の対処や罰則を記載することも大切です。近年は情報のデジタル化が進んでいるので、紙文書だけでなく電子文書に関する規定も明確にすることが求められます。
種類別に分類する
効率よく文書を管理するには、まず種類別に分類する必要があります。たとえば、業務プロセスや文書の書類、顧客などに応じて分類しましょう。業務プロセスは営業や製造、人事採用などに分けて階層をつくり、下から上へ文書を分類するツミアゲ式が採用されることが多いです。
書類は、契約書や企画書、見積書などに分類し、発生日や五十音順にまとめます。顧客や取引先別に文書管理する場合は、重要度順や五十音順で分類しましょう。
適切にファイリングする
紙文書を管理する場合、ファイリングで書類を整理するのが一般的です。しかしファイリングにはさまざまな種類があるため、自社に適した管理方法を選択することが求められます。
たとえば、バーチカルファイリングは紙挟みを使用して書類を垂直に収納して管理する方法です。ファイルに綴じる必要がないため、出し入れするのが簡単です。背表紙のあるファイルに綴じるバインダーファイリングは、しっかり固定して書類を管理できます。書類が必要なときには取り出しやすく、持ち運びにも便利です。
ITシステムを導入する
情報のデジタル化が進むなか、電子文書で管理する企業も増えています。またペーパーレス化により、紙文書から電子文書への管理に切り替える企業も少なくありません。紙文書を電子化したいのであれば、文書管理できるITシステムを導入しましょう。
文書管理ツールを導入すれば文書の保管や保存が簡単になるため、簡単に情報を取り出せて情報共有も効率化できます。ただしシステムによって搭載機能が変わるので自社に適したものを選びましょう。
文書管理の注意点
文書管理の実施を進めるうえで、押さえておくべき注意点がいくつかあります。正しく文書管理しないと、その実施効果は得られないので事前に確認しておくことが大切です。文書管理する際の注意点として、次が挙げられます。
保存と保管を区別する
「保存」とは使用頻度が低いものを収納することであり、「保管」とは使用頻度が高いものをすぐに取り出せる状態に管理することです。保存と保管とをしっかり区別した上で管理すれば、効率的に文書を管理しやすくなります。
廃棄方法を規定する
文書のなかには、法的な理由で一定期間は廃棄できない書類があります。期間を過ぎると処分できますが、廃棄方法を統一しておかないと情報漏れにつながるリスクもあります。文書の管理方法に目がいきがちですが、廃棄方法も規定することが大切です。また、廃棄方法の重要性を示すためにも、規定を破った際の罰則ルールを策定しておきましょう。
データを資産にする
紙文書で管理している場合、その文書を廃棄してしまうと蓄積データが消えてしまいます。会社に蓄積した情報を自社独自の資産として活用したいのであれば、ナレッジマネジメントの手法を取り入れることが大切です。
ナレッジマネジメントとは、社員や企業がもつ経験や知識、ノウハウを共有することにより企業価値を高める経営手法のことをいいます。文書を管理するだけでなく、そのデータを活かせるように企業に蓄積していくことが重要です。
まとめ
業務効率や顧客満足度の向上、セキュリティ強化に向けて、文書管理に取り組む企業が増えています。またデジタル化が進むなか、紙文書だけでなく電子文書の管理も必要です。
近年は在宅ワークやリモートワークなど働き方が多様化したことにより、文書管理のさらなる徹底が求められます。効果的に電子文書を管理したいなら、効率的に管理できる文書管理システムの導入を検討しましょう。
