เศษขยะของคนๆหนึ่งอาจเป็นของมีค่าสำหรับอีกคน คำพูดนี้ถูกต้องอย่างแท้จริงเมื่อท่านไม่ได้ทำลายเอกสารซึ่งประกอบไปด้วยข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเหมาะสม การละเมิดด้านข้อมูลนั้นมิได้พบแค่ทางออนไลน์เท่านั้น แต่ยังพบได้ในทุกๆวันจากเอกสารที่เป็นความลับ การทำลายเอกสารสิ่งพิมพ์ที่ประกอบไปด้วยข้อมูลที่อ่อนไหวและเป็นความลับควรต้องดำเนินการด้วยความระมัดระวัง

หนึ่งในวิธีที่ถูกนำมาใช้กันมากในการทำลายเอกสารที่เป็นความลับที่ได้ใช้งานแล้วคือการย่อยกระดาษซึ่งมีความรวดเร็ว ปลอดภัย และประหยัดค่าใช้จ่าย การย่อยข้อมูลที่เป็นความลับและข้อมูลองค์กรที่มีความอ่อนไหวเป็นสิ่งที่สำคัญเทียบเท่ากับการมี Firewall บนอินเตอร์เน็ตเพื่อความปลอดภัย

ขณะที่องค์กรต่างๆสามารถย่อยเอกสารกันได้เองเป็นการภายใน แต่หลายที่ก็เลือกที่จะว่าจ้างบริษัทที่ได้รับการรับรองให้ทำหน้าที่นี้แทน บริษัทย่อยเอกสารที่มีความเป็นมืออาชีพมักเสนอการบริการที่เอื้อให้องค์กรสามารถประหยัดเวลา ค่าใช้จ่าย และมั่นใจว่าตนเองได้ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ ต่อไปนี้คือเหตุผลว่าทำไมบริษัทถึงจำเป็นต้องใช้บริการย่อยเอกสาร

6 เหตุผลที่บ่งบอกว่าทำไมธุรกิจของท่านจำเป็นที่จะต้องได้รับการบริการในการย่อยเอกสารอย่างถูกวิธี

1. ปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาของบริษัท

สำหรับองค์กรแล้วทรัพย์สินทางปัญญาถือเป็นทรัพย์สินที่จับต้องไม่ได้ แต่หากไม่มีการจัดการและทำลายอย่างเหมาะสมจะกลายเป็นปัญหาที่นำไปสู่การดำเนินคดีทางกฎหมายและเป็นการละเมิดทางอาญาได้

หนี่งในการละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาที่เกิดขึ้นมากที่สุดคือการปลอมแปลงลิขสิทธิ์หรือเครื่องหมายการค้า ทั้งนี้มีการประเมินว่า มีการสูญเสียรายได้กว่าแสนล้านซึ่งเป็นผลจากการปลอมแปลงดังกล่าว นี่จึงแสดงให้เห็นว่าสิทธิในทรัพย์สินทางปัญญามีบทบาทสำคัญในโลกเศรษฐกิจของพวกเราและทำให้บริษัทมีความแข็งแกร่งต่อสถานภาพของพวกเขาในตลาด การปลอมแปลงผลิตภัณฑ์ไม่เพียงแต่จะกีดกันคุณค่าและชื่อเสียงของบริษัทเท่านั้น แต่ยังทำให้เกิดข้อบกพร่องที่ต่ำกว่ามาตรฐานและไม่มีความปลอดภัยซึ่งส่งผลให้ผู้บริโภคตกอยู่ในความเสี่ยง

บริษัทของท่านอาจมีข้อมูลที่เสี่ยงต่อการปลอมแปลงหากคู่แข่งหรือผู้คนทั่วไปพบเข้า การปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาของบริษัทที่อยู่บนเอกสารหรือสื่อต่างๆจึงเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งต้องมั่นใจว่าการทำลายเป็นไปอย่างเหมาะสม

2. ประหยัดต้นทุนและพื้นที่จัดเก็บ

การว่าจ้างให้บริษัทมืออาชีพย่อยเอกสารช่วยให้ท่านประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อ บำรุงรักษา และซ่อมแซมเครื่องย่อยเอกสารของท่าน อุปกรณ์สำหรับการย่อยเอกสารจำเป็นที่จะต้องได้รับการดูแลและทำความสะอาดเป็นประจำเพื่อให้มั่นใจว่าสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ ค่าธรรมเนียมในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ยังทำให้งบประมาณรายเดือนของท่านลดลง โดยการย่อยเอกสารที่ไม่ต้องการหรือที่ล้าสมัยนั้น ไม่เพียงแค่ท่านสามารถลดค่าใช้จ่ายลงได้แต่ยังช่วยเพิ่มพื้นที่ซึ่งท่านจัดสรรเพื่อเก็บเอกสารสำคัญอื่นๆได้

3. การเพิ่มความปลอดภัย

บริษัทย่อยเอกสารที่เป็นมืออาชีพสามารถจัดการกับข้อมูลที่อ่อนไหวที่ท่านไม่ต้องการให้คู่แข่งและพนักงานของท่านทราบ เช่นเงินเดือนของเพื่อนร่วมงาน ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางการเงินที่เป็นความลับ บันทึกประกันสุขภาพ แผนธุรกิจและการตลาด และอื่นๆอีกมากมาย

เอกสารจะถูกนำส่งด้วยตู้บรรจุหรือรถบรรทุก และทำลายในสถานที่ที่มีการติดตั้งระบบรักษาความปลอดภัย มีการรับรองในการทำลายนั้นๆเพื่อทำให้มั่นใจว่าข้อมูลของท่านได้ถูกทำลายลงแล้วอย่างถูกต้องและปลอดภัย

4. การเพิ่มผลผลิต

การให้พนักงานเว้นจากการปฎิบัติหน้าที่ประจำเพื่อมาย่อยเอกสารนั้นเป็นการลดกำลังการผลิตและลดเวลาที่อาจนำไปใช้เพิ่มมูลค่าอื่นๆได้ บริษัทย่อยเอกสารมืออาชีพจะมีเครื่องย่อยเอกสารระดับอุตสาหกรรมอยู่ในพื้นที่ ซึ่งเครื่องดังกล่าวสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูง ใช้บริการย่อยเอกสารช่วยให้องค์กรของท่านดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขณะเดียวกันก็ช่วยปกป้องบันทึกและเอกสารของบริษัทจากเจตนารมณ์ที่ไม่เหมาะสม

5. มั่นใจว่าเป็นการปฎิบัติตามกฎหมายและลดภาระหน้าที่รับผิดชอบ

เนื่องจากแนวโน้มของการละเมิดด้านข้อมูลมีเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ธุรกิจต่างๆจึงหันมาเก็บสำเนาเอกสารจำนวนมากไว้กับตนอย่างที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน หนึ่งในความเสียหายหลักมาจากการละเมิดด้านข้อมูลมีสาเหตุจากการขโมยข้อมูลส่วนบุคคลโดยผู้ประสงค์ร้าย และข้อมูลดังกล่าวถูกนำไปใช้เพื่อการฉ้อโกงในรูปแบบต่างๆ

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของประเทศไทย กำหนดให้บริษัทมีหน้าที่ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าและพนักงาน โดยข้อมูลดังกล่าวอยู่ในความครอบครองหรือภายใต้การควบคุม การบกพร่องต่อการปฎิบัติตามข้อแนะนำ บริษัทอาจพบกับปัญหาร้ายแรง เช่น การถูกรายงานข่าวที่ไม่พึงประสงค์ ความเสียหายของแบรนด์ การสูญเสียรายได้ โทษปรับ และมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการที่ยากต่อการคาดการณ์

การว่าจ้างผู้ให้บริการย่อยเอกสารที่เข้าใจและปฎิบัติตามข้อกำหนดของหน่วยงานราชการส่งผลต่อความมั่นใจความต้องการของลูกค้าและมาตรฐานของอุตสาหกรรมจะได้รับการตอบสนอง ซึ่งจะทำให้ท่านอุ่นใจว่าท่านได้ปฎิบัติตามกฎระเบียบเหล่านี้

6. การลด CARBON FOOTPRINT

กระดาษเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักของมลพิษทางธรรมชาติถ้าทำลายไม่ถูกวิธี หากธุรกิจของท่านจัดเก็บข้อมูลต่างๆเป็นกระดาษ ท่านควรจะดำเนินการให้มั่นใจว่ากระดาษที่ไม่จำเป็นนั้นได้ถูกทำลายด้วยวิธีที่เหมาะสมและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม

การย่อยเอกสารคือหนึ่งในวิธีเหล่านั้น แต่การกำจัดโดยการย่อยแล้วทิ้งลงในถังขยะอาจไม่เพียงพอ ในทางกลับกัน การว่าจ้างบริษัทย่อยเอกสารที่ดำเนินการอย่างเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมให้กำจัดเอกสารที่เป็นความลับ พร้อมรีไซเคิลกระดาษที่ถูกย่อยแล้วแทนที่จะใช้วิธีฝังกลบนั้นสามารถสนับสนุนความยั่งยืนขององค์กรของท่านได้

เอกสารที่เป็นกระดาษมิได้หายไปไหน ดังนั้น การย่อยทำลายเอกสารที่มีกระบวนการรักษาความปลอดภัยสูงจึงเป็นสิ่งสำคัญ Crown Records Management นำเสนอวิธีการย่อยและทำลายเอกสารซึ่งจะช่วยประหยัดทั้งเวลา เงิน และความเสี่ยงต่อองค์กร ติดต่อพวกเราตอนนี้ พวกเราอยู่ที่นี่เพื่อตอบสนองความต้องการในการย่อยเอกสารของท่าน