ปัจจุบัน การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและองค์กรมีความสำคัญมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในยุคที่การโจรกรรมข้อมูลและการรั่วไหลของข้อมูลเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ดังนั้นจึงควรรู้ทันรูปแบบการรั่วไหลของข้อมูล วิธีการป้องกัน และบทบาทของบริษัทจัดการเอกสารเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
1. ข้อมูลรั่วไหล (Data Breach) คืออะไร ?
นิยามและความหมายของการรั่วไหลของข้อมูล
การรั่วไหลของข้อมูล หมายถึง เหตุการณ์ด้านความปลอดภัยที่ทำให้ข้อมูลที่เป็นความลับ ข้อมูลสำคัญ หรือข้อมูลส่วนบุคคลถูกเข้าถึง เปิดเผย หรือถูกโจรกรรมข้อมูลโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งการรั่วไหลของข้อมูลอาจเกิดจากการโจมตีทางไซเบอร์ ความผิดพลาดของมนุษย์ หรือระบบรักษาความปลอดภัยที่บกพร่องก็ได้
รูปแบบต่าง ๆ ของการรั่วไหลของข้อมูล
- การโจมตีทางไซเบอร์ผ่านมัลแวร์และแรนซัมแวร์
- การขโมยอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลทางกายภาพ
- การหลอกลวงทางอีเมล (Phishing)
- การโจมตีผ่านช่องโหว่ของระบบ
- การรั่วไหลของข้อมูลจากภายในองค์กร
ผลกระทบของการรั่วไหลของข้อมูล ต่อบุคคลและองค์กร
- ความเสียหายทางการเงิน
หากข้อมูลหลุดรั่วไปองค์กรอาจต้องสูญเสียเงินจากการถูกแฮ็ก การจ่ายค่าไถ่ หรือค่าฟื้นฟูระบบ รวมถึงรายได้ที่หายไประหว่างที่ระบบหยุดทำงาน บางกรณีอาจต้องจ่ายค่าชดเชยให้ลูกค้าที่ได้รับผลกระทบ
- การสูญเสียความน่าเชื่อถือและชื่อเสียง
ลูกค้าและพาร์ตเนอร์อาจสูญเสียความเชื่อมั่นในองค์กร ส่งผลต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจในระยะยาวและอาจทำให้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจในอนาคต
- การละเมิดความเป็นส่วนตัว
ข้อมูลส่วนบุคคลที่รั่วไหลอาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด เช่น การขโมยตัวตน การฉ้อโกง หรือการคุกคาม ส่งผลกระทบต่อความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของบุคคล
- ผลกระทบทางกฎหมายและค่าปรับ
องค์กรอาจเผชิญกับค่าปรับจากหน่วยงานกำกับดูแล การฟ้องร้องจากผู้ได้รับผลกระทบ และต้นทุนทางกฎหมายในการต่อสู้คดี โดยเฉพาะภายใต้กฎหมาย PDPA
- การหยุดชะงักของธุรกิจ
การรั่วไหลของข้อมูลอาจทำให้ระบบต้องหยุดทำงานชั่วคราว ส่งผลให้การดำเนินธุรกิจหยุดชะงัก เสียโอกาสทางธุรกิจ และกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร
2. วิธีป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลด้วยตนเองอย่างระมัดระวัง
วิธีปกป้องข้อมูลส่วนตัว เริ่มต้นจากการสร้างความแข็งแกร่งในการรักษาความปลอดภัยขั้นพื้นฐาน โดยเฉพาะการใช้รหัสผ่านที่มีความซับซ้อนและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างสม่ำเสมอ ควบคู่กับการเปิดใช้งานการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้แก่บัญชีออนไลน์ต่าง ๆ นอกจากนี้ การระมัดระวังในการแชร์ข้อมูลส่วนตัวและการหมั่นตรวจสอบความปลอดภัยของบัญชีออนไลน์อย่างสม่ำเสมอก็เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรละเลย
การใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือในการป้องกันข้อมูล
การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในยุคดิจิทัล จำเป็นต้องอาศัยเครื่องมือและเทคโนโลยีที่ทันสมัย เริ่มจากการติดตั้งซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่มีการอัปเดตฐานข้อมูลภัยคุกคามอย่างสม่ำเสมอ การใช้ระบบเข้ารหัสข้อมูลเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต และการสำรองข้อมูลอย่างเป็นระบบ รวมถึงการติดตั้งไฟร์วอลล์และระบบป้องกันภัยคุกคามและการบุกรุกเพื่อสร้างเกราะป้องกันหลายชั้น
การจัดการเอกสารอย่างปลอดภัย
การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ เป็นส่วนสำคัญของการรักษาความปลอดภัยข้อมูล โดยต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสารในพื้นที่ที่มีความปลอดภัยสูง มีระบบควบคุมการเข้าถึงเอกสารสำคัญที่เข้มงวด และมีกระบวนการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้วอย่างถูกวิธีและปลอดภัย นอกจากนี้ การจัดระบบการติดตามเอกสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบการเคลื่อนไหวของเอกสารสำคัญได้ตลอดเวลา
การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล
องค์กรจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้านการคุ้มครองข้อมูล โดยเฉพาะ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งต้องมีการจัดทำนโยบายความเป็นส่วนตัวที่ชัดเจน พร้อมทั้งจัดให้มีการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ และมีการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด
3. ข้อควรระวังและพฤติกรรมที่อาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูล
การละเลยการอัปเดตระบบรักษาความปลอดภัย
ความเสี่ยงสำคัญประการหนึ่งที่จะนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูลก็คือ การละเลยการอัปเดตระบบรักษาความปลอดภัย ทั้งในส่วนของซอฟต์แวร์และระบบปฏิบัติการ และการเพิกเฉยต่อการแจ้งเตือนความปลอดภัยที่ระบบส่งมา รวมถึงการยังคงใช้ซอฟต์แวร์ที่หมดอายุการรับประกันหรือการสนับสนุนจากผู้ผลิต เพราะอาจมีช่องโหว่ด้านความปลอดภัยที่ไม่ได้รับการแก้ไข
การใช้รหัสผ่านที่ไม่ปลอดภัย
อีกหนึ่งพฤติกรรมเสี่ยงทำให้เกิดข้อมูลรั่วไหลที่พบบ่อยคือ การใช้รหัสผ่านที่ไม่ปลอดภัย เช่น การเลือกใช้รหัสผ่านที่คาดเดาได้ง่ายหรือเป็นคำทั่วไป การใช้รหัสผ่านเดียวกันสำหรับหลายบัญชี และการเก็บรหัสผ่านไว้ในที่ที่ไม่ปลอดภัย เช่น การจดไว้บนกระดาษหรือบันทึกในไฟล์ที่ไม่ต้องเข้ารหัส
การเปิดเผยข้อมูลส่วนตัวบนสื่อสังคมออนไลน์
สื่อสังคมออนไลน์ เป็นช่องทางที่มักมีการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคลบ่อยครั้ง โดยเฉพาะเมื่อมีการแชร์ข้อมูลส่วนตัวมากเกินความจำเป็น หรือแม้แต่การละเลยการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวให้เหมาะสม และการยอมรับคำขอเป็นเพื่อนจากบุคคลที่ไม่รู้จักโดยไม่มีการตรวจสอบให้ดีเสียก่อน
การทิ้งเอกสารสำคัญโดยไม่ทำลายอย่างเหมาะสม
นอกจากระบบซอฟต์แวร์และสื่อโซเชียลแล้ว การจัดการเอกสารที่ไม่เหมาะสมก็เป็นปัจจัยเสี่ยงให้ข้อมูลรั่วไหลได้เช่นกัน โดยเฉพาะการทิ้งเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญลงถังขยะโดยตรง การไม่ใช้เครื่องทำลายสำหรับเอกสารที่มีความอ่อนไหว และการละเลยที่จะตรวจสอบเอกสารก่อนทิ้งว่ามีข้อมูลสำคัญหรือไม่ ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลบัตรประชาชนรั่วไหลได้หากมีสำเนาบัตรประชาชน หรือเลขบัตรประชาชนอยู่ในเอกสารเหล่านั้น
การใช้เครือข่าย Wi-Fi สาธารณะโดยไม่ระมัดระวัง
การใช้งานเครือข่าย Wi-Fi สาธารณะโดยขาดความระมัดระวังเป็นความเสี่ยงสำคัญ โดยเฉพาะการเชื่อมต่อโดยไม่ใช้ VPN เพื่อเข้ารหัสเว็บไซต์และระบบต่าง ๆ การไม่ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของเครือข่ายก่อนเชื่อมต่อ และการทำธุรกรรมการเงินผ่านเครือข่ายที่ไม่มีความปลอดภัย
4. ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลอย่างมืออาชีพด้วยบริการจาก Crown Records Management
Crown Records Management มุ่งมั่นนำเสนอโซลูชันที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรสมัยใหม่ ไม่ว่าจะเป็น
- ระบบการจัดเก็บที่ได้มาตรฐานระดับสากล
- การรักษาความปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมง
- ทีมผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมให้คำปรึกษา
- เทคโนโลยีการจัดการข้อมูลที่ทันสมัย
- การปฏิบัติตามมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยระดับสากล
โดย Crown Records Management นำเสนอโซลูชันการจัดการข้อมูลที่ครบวงจรผ่านบริการหลัก 3 ด้าน ดังนี้
- บริการจัดการเอกสารที่ปลอดภัยและได้มาตรฐาน
- โซลูชันจัดการข้อมูลดิจิทัลที่ทันสมัยและปลอดภัย
- บริการทำลายเอกสารและอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
ปกป้องข้อมูลสำคัญขององค์กรคุณ ด้วยบริการจัดการเอกสารและข้อมูลที่ปลอดภัยจาก Crown Records Management บริษัทจัดเก็บเอกสารที่มีทีมผู้เชี่ยวชาญพร้อมให้คำปรึกษาและวางแผนการจัดการข้อมูลที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ ติดต่อเราวันนี้เพื่อรับการประเมินความปลอดภัยของข้อมูลฟรี และก้าวสู่การป้องกันข้อมูลรั่วไหลอย่างมืออาชีพได้ที่อีเมล sales.th@crownrms.com หรือลงทะเบียนทางหน้าเว็บไซต์ แล้วเจ้าหน้าที่ของเราจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด
