ปกป้องข้อมูลสำคัญ ด้วยวิธีทำลายเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

เอกสาร เป็นสิ่งที่หมุนเวียนอยู่ในองค์กรตลอดเวลา แต่ละวันมีทั้งเอกสารใหม่ ๆ เข้ามา และเอกสารเก่าที่ต้องถูกทำลาย เพื่อเป็นการรักษาความลับ รวมทั้งประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บที่มีอยู่อย่างจำกัด แต่หากทำลายอย่างผิดวิธี เอกสารสำคัญรวมถึงความลับทางธุรกิจ อาจเล็ดลอดไปสู่สายตาคนภายนอก ทำให้ภาพลักษณ์องค์กรเสียหายและส่งผลกระทบต่อธุรกิจได้ แล้วจะมีวิธีทำลายเอกสารสำคัญอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ เรามีแนวทางมาแนะนำ

วิธีทำลายเอกสารสำคัญ ป้องกันความลับรั่วไหล

ไม่ว่าจะอยู่ในหน่วยงานของภาครัฐ หน่วยงานราชการ หรือองค์กรเอกชน ย่อมต้องมีเอกสารสำคัญจำนวนมากให้จัดการอยู่เสมอ ทั้งการจัดเก็บและการทำลาย แต่เอกสารบางประเภท แค่นำลงถังขยะ ก็ไม่ได้เป็นการทำลายข้อมูลนั้นอย่างถาวรและมีประสิทธิภาพเสมอไป ซึ่งข้อมูลที่รั่วไหลจากการจัดการผิดวิธี อาจสร้างความเสียหายให้องค์กรได้ จึงควรให้ความสำคัญกับวิธีทำลายเอกสารมากเป็นพิเศษ และนี่คือ 5 วิธีทำลายเอกสารราชการและเอกชนอย่างถูกต้อง สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกองค์กรอย่างแน่นอน

1. การนำไปขายให้หน่วยงานรับซื้อของเก่า

ทางเลือกแรกที่สะดวกและได้รับความนิยมจากองค์กรจำนวนมาก คือการนำเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว ไปขายให้แก่หน่วยงานรับซื้อของเก่าเพื่อนำไปรีไซเคิลต่อ นอกจากจะเป็นการกำจัดเอกสารที่ไม่จำเป็นแล้ว ยังเป็นการสร้างรายได้เสริมเล็ก ๆ น้อย ๆ อีกทางหนึ่ง

2. การฉีกเอกสาร

หากเอกสารที่ต้องการทำลายมีปริมาณไม่มาก และไม่ใช่เอกสารที่เป็นความลับของบริษัท การฉีกเอกสารด้วยมือก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่น่าสนใจ เนื่องจากสะดวกและประหยัด แต่ควรมั่นใจว่ารอยฉีกอยู่ในระยะที่ทำลายข้อมูลได้จริง

3. การเผาทำลายเอกสาร

การเผา ถือเป็นแนวทางการทำลายเอกสารที่เคยได้รับความนิยมในอดีต เพราะสะดวก กำจัดเอกสารได้ครั้งละจำนวนมาก และไม่ต้องห่วงว่าข้อมูลจะหลงเหลืออยู่ ปัจจุบันไม่เป็นที่นิยมนัก เนื่องจากเป็นวิธีที่ก่อให้เกิดควันพิษและฝุ่นละอองขนาดเล็ก อีกทั้งยังส่งผลกระทบต่อภาวะโลกร้อนและเป็นอันตรายต่อสิ่งแวดล้อมด้วย

4. การใช้เครื่องทำลายเอกสาร หรือเครื่องบดเอกสาร

วิธีถัดไป เป็นวิธีที่องค์กรหลายแห่งนิยมใช้เช่นกัน คือการใช้เครื่องทำลายเอกสารหรือเครื่องบดเอกสาร ช่วยย่อยเอกสารให้กลายเป็นเส้นหรือเป็นผง ซึ่งเครื่องทำลายเอกสารก็มีให้เลือกหลายประเภท สามารถย่อยเอกสารกระดาษให้มีขนาดเล็กมาก ไม่ถึง 1 เซนติเมตรได้ในเวลาอันรวดเร็ว เหมาะกับเอกสารทุกประเภท

5. ใช้บริการรับทำลายเอกสารโดยบริษัทผู้เชี่ยวชาญมืออาชีพ

สุดท้าย หากคุณไม่อยากกำจัดเอกสารด้วยตัวเองให้ยุ่งยาก แต่ก็ต้องการแน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดจะถูกย่อยสลายอย่างถูกวิธี ป้องกันข้อมูลสำคัญหลุดไปสู่คนภายนอก แนะนำให้ใช้บริการรับทำลายเอกสาร ที่มีทีมงานมืออาชีพช่วยจัดการทุกขั้นตอน ตั้งแต่การขนส่งเอกสาร การทำลายเอกสาร และกระบวนการรีไซเคิลเลยทีเดียว

ทำไมจึงต้องใช้บริการทำลายเอกสารโดยผู้เชี่ยวชาญ ?

อย่างที่กล่าวไปว่าหากต้องการทำลายเอกสารแบบสะดวกสบายและเก็บข้อมูลทุกอย่างให้เป็นความลับ บริการรับทำลายเอกสารโดยผู้เชี่ยวชาญคือคำตอบ เพราะนอกจากจะช่วยคุณประหยัดเวลาในการทำลายเอกสารแล้ว บริการนี้ยังมาพร้อมกับข้อดีอีกมากมาย ดังนี้

1. ป้องกันความลับรั่วไหลสู่คนภายนอก

เอกสารคือแหล่งข้อมูลชั้นดีสำหรับคู่แข่งทางธุรกิจ อีกทั้งยังเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลทางธุรกิจ หรือข้อมูลที่เป็นความลับขององค์กร ลูกค้า พาร์ตเนอร์ และพนักงานด้วย การทำลายผิดวิธีอาจนำไปสู่การฉ้อโกง การแฮ็ก หรือปัญหาทางกฎหมายได้

2. กำจัดและนำไปรีไซเคิลอย่างถูกวิธี

บริษัททำลายเอกสารที่ได้มาตรฐานมักเลือกใช้เครื่องกำจัดเอกสารที่มีคุณภาพ นอกจากจะทำลายข้อมูลได้ครบถ้วนแล้ว ยังมีกระบวนการรีไซเคิลเป็นระบบ ไม่ก่อให้เกิดมลภาวะและมลพิษ และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม เพราะลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจกที่เกิดจากการผลิตกระดาษใหม่

3. สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

การใช้บริการรับกำจัดเอกสารจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่า การดำเนินการของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย โดยเฉพาะกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลหรือ PDPA ป้องกันข้อมูลสำคัญถูกนำไปใช้และก่อให้เกิดความเสียหาย

4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำลายเอกสารด้วยวิธีอื่น ๆ

วิธีทำลายเอกสารแบบอื่น โดยเฉพาะการซื้อเครื่องทำลายเอกสารขนาดใหญ่มีค่าใช้จ่ายและค่าบำรุงรักษาค่อนข้างสูง การใช้บริการทำลายเอกสารจะช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ และยังช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรบุคคลด้วย

5. สร้างภาพลักษณ์ที่ดูเป็นมืออาชีพให้องค์กร

ประโยชน์ข้อสุดท้าย เป็นเรื่องของภาพลักษณ์องค์กร การทำลายเอกสารอย่างถูกวิธีจะช่วยสร้างความเชื่อมั่นและอุ่นใจให้ทุกฝ่ายว่า ข้อมูลสำคัญเหล่านี้จะปลอดภัยจากผู้ไม่หวังดี และร่วมงานกับองค์กรของคุณได้อย่างสบายใจ

เมื่อเห็นความสำคัญของการทำลายเอกสารอย่างถูกวิธีแล้ว หากกำลังมองหาบริการทำลายเอกสารในกรุงเทพมหานคร เลือกใช้บริการ Crown Records Management บริษัทรับทำลายเอกสารและรับจัดเก็บเอกสาร ที่จะช่วยคุณกำจัดเอกสาร ขยะอิเล็กทรอนิกส์ และข้อมูลดิจิทัลอย่างปลอดภัย ติดต่อสอบถามข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่อีเมล sales.th@crownrms.com หรือลงทะเบียนทางหน้าเว็บไซต์ แล้วเจ้าหน้าที่ของเราจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด