ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า ในยุคปัจจุบันที่ข้อมูลเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดชิ้นหนึ่ง การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลจึงกลายเป็นประเด็นร้อนระดับโลก ด้วยเหตุนี้เอง จึงเป็นที่มาของ PDPA (Personal Data Protection Act) กฎหมายที่ถือกำเนิดขึ้นเพื่อดูแลสิทธิของเราทุกคนในการจัดการข้อมูลตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัว สุขภาพ หรือแม้กระทั่งข้อมูลทางการเงิน
อย่างไรก็ตาม หลายคนมักเข้าใจผิดว่า PDPA เป็นเพียงแค่เรื่องของการเก็บรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยเท่านั้น ทั้งที่จริงแล้ว การทำลายเอกสารที่ไม่ได้ใช้แล้วอย่างถูกวิธีก็เป็นอีกหนึ่งข้อกำหนดสำคัญใน PDPA เช่นกัน เนื่องจากหากละเลยหรือดำเนินการไม่ถูกต้อง อาจนำมาซึ่งผลกระทบร้ายแรงต่อธุรกิจ ทั้งการถูกดำเนินคดีตามกฎหมายและความเสียหายต่อภาพลักษณ์องค์กร ซึ่งล้วนเป็นบทเรียนราคาแพงที่ยากจะเยียวยาในภายหลัง
PDPA คืออะไร ?
PDPA หรือ Personal Data Protection Act คือพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ซึ่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2565 เป็นต้นมา โดยมีเป้าหมายสำคัญเพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของเราทุกคน ไม่ว่าจะเป็นชื่อ นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ อีเมล ตลอดจนข้อมูลทางการเงิน
แม้หลายคนจะเข้าใจว่า PDPA เป็นเพียงเรื่องของการเก็บรักษาข้อมูลให้ปลอดภัย แต่แท้จริงแล้ว กฎหมายฉบับนี้ยังครอบคลุมไปถึงการจัดการข้อมูลในทุกขั้นตอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำลายเอกสารที่หมดความจำเป็น ซึ่งถือเป็นจุดเปราะบางสำคัญที่หลายองค์กรมักมองข้าม ทั้งที่หากละเลยหรือดำเนินการไม่ถูกต้อง ก็อาจกลายเป็นช่องโหว่ให้ข้อมูลรั่วไหล จนนำไปสู่บทลงโทษทางกฎหมายและความเสียหายต่อชื่อเสียงที่ยากจะเยียวยาในภายหลัง
ความเสี่ยงจากการไม่ทำลายเอกสารอย่างถูกต้อง
เมื่อพูดถึงการทำลายเอกสารข้อมูลตามกฎหมาย PDPA นั้น ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นหากองค์กรละเลยหรือดำเนินการไม่ถูกต้องมีหลายประการด้วยกัน ดังนี้
- การรั่วไหลของข้อมูล: เมื่อเอกสารที่บรรจุข้อมูลส่วนบุคคลถูกทิ้งหรือทำลายอย่างไม่ถูกวิธี อาจตกไปอยู่ในมือบุคคลที่สาม ซึ่งนำไปสู่การนำข้อมูลไปใช้ในทางมิชอบ ไม่ว่าจะเป็นการแอบอ้างตัวตน การฉ้อโกง หรือการคุกคามต่าง ๆ
- การถูกดำเนินคดี: องค์กรที่ละเมิดกฎหมาย PDPA มีความเสี่ยงที่จะถูกดำเนินคดีทั้งทางแพ่งและอาญา ซึ่งอาจต้องเสียค่าปรับจำนวนมาก รวมถึงการชดใช้ค่าเสียหายให้แก่ผู้ที่ได้รับผลกระทบ
- ความเสียหายต่อชื่อเสียง: เมื่อเกิดการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคล ย่อมส่งผลกระทบโดยตรงต่อชื่อเสียงองค์กร อันนำไปสู่การสูญเสียความเชื่อมั่นจากลูกค้า และกระทบต่อภาพลักษณ์ในระยะยาว
- การถูกตรวจสอบจากหน่วยงานรัฐ: นอกจากนี้ หน่วยงานรัฐที่กำกับดูแลการบังคับใช้กฎหมาย PDPA อาจเข้ามาตรวจสอบการดำเนินงานขององค์กร ซึ่งหากพบการกระทำผิด ก็จะมีบทลงโทษทางปกครองเพิ่มเติมอีกด้วย
วิธีการทำลายเอกสารอย่างถูกต้องตามหลัก PDPA
เพื่อป้องกันความเสี่ยงและผลกระทบร้ายแรงที่อาจเกิดขึ้น องค์กรจึงควรวางระบบการทำลายเอกสารที่รัดกุมและเป็นมาตรฐาน โดยมีขั้นตอนสำคัญดังต่อไปนี้
- กำหนดนโยบายการทำลายเอกสาร: อันดับแรก องค์กรต้องเริ่มต้นด้วยการวางกรอบนโยบายที่ชัดเจน โดยระบุระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารแต่ละประเภท รวมถึงกำหนดวิธีการทำลายที่เหมาะสม ทั้งนี้ เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปในทิศทางเดียวกันทั้งองค์กร
- ทำลายเอกสารให้สิ้นซาก: หลังจากนั้น จึงเข้าสู่ขั้นตอนสำคัญคือการเลือกวิธีทำลายเอกสารที่มีประสิทธิภาพ จนแน่ใจว่าไม่สามารถนำกลับมาใช้งานหรือสืบค้นข้อมูลได้อีก ไม่ว่าจะเป็นการฉีก การตัด หรือการใช้เครื่องทำลายเอกสารโดยเฉพาะ
- บันทึกหลักฐานการทำลาย: เมื่อดำเนินการทำลายเอกสารเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจัดทำบันทึกอย่างละเอียด ทั้งประเภทเอกสาร จำนวน และวิธีการทำลาย ซึ่งจะเป็นหลักฐานสำคัญสำหรับการตรวจสอบในอนาคต
- ฝึกอบรมพนักงาน: ควบคู่ไปกับขั้นตอนข้างต้น การสร้างความเข้าใจให้พนักงานทุกระดับผ่านการฝึกอบรมก็เป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้ตระหนักถึงความสำคัญและปฏิบัติตามขั้นตอนการทำลายเอกสารได้อย่างถูกต้อง
- จ้างผู้เชี่ยวชาญดำเนินการ: สำหรับองค์กรที่ไม่มั่นใจในการดำเนินการเอง หรือไม่พร้อมในด้านอุปกรณ์และบุคลากร การจ้างผู้เชี่ยวชาญถือเป็นทางออกที่คุ้มค่าและปลอดภัยที่สุด เนื่องจากการเลือกใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญ จะรับประกันได้ว่าการทำลายเอกสารจะเป็นไปตามมาตรฐาน PDPA อย่างครบถ้วนและถูกต้อง อีกทั้งยังมาพร้อมระบบการจัดการที่เป็นมืออาชีพและใบรับรองการทำลายที่น่าเชื่อถือด้วย
เลือกบริษัทรับทำลายเอกสารที่ได้มาตรฐาน ปรึกษา Crown Records Management
จากที่ได้กล่าวไปแล้วว่า การทำลายเอกสารสำคัญด้วยตนเองนั้นมีขั้นตอนที่ซับซ้อนและเสี่ยงต่อความผิดพลาด ดังนั้น การเลือกใช้บริการรับทำลายเอกสารจากผู้เชี่ยวชาญจึงเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์มากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Crown Records Management ซึ่งเป็นหนึ่งในผู้นำด้านบริการทำลายเอกสารในกรุงเทพมหานครที่ได้มาตรฐานระดับสากล ด้วยระบบการย่อยเอกสารที่ทันสมัยและปลอดภัยที่สุด ตั้งแต่การขนส่งจนถึงกระบวนการทำลาย โดยทุกขั้นตอนดำเนินการโดยบุคลากรที่ผ่านการฝึกอบรมมาโดยเฉพาะ
นอกจากนี้ เรายังให้ความสำคัญกับการรักษาสิ่งแวดล้อม โดยนำเอกสารที่ผ่านการทำลายแล้วเข้าสู่กระบวนการรีไซเคิล 100% ซึ่งช่วยลดการตัดต้นไม้ ประหยัดน้ำและพลังงาน รวมถึงลดมลพิษทางอากาศได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งออกใบรับรองการทำลายเอกสารที่ตรวจสอบได้ หากสนใจ ติดต่อขอคำปรึกษาฟรีได้ทันทีที่อีเมล sales.th@crownrms.com หรือลงทะเบียนทางหน้าเว็บไซต์ เพื่อให้เราช่วยวางระบบการจัดการเอกสารที่ตอบโจทย์องค์กรของคุณอย่างแท้จริง
ข้อมูลอ้างอิง
- ทำลายเอกสารให้ถูกวิธี! อย่าเสี่ยงโดนฟ้อง PDPA. สืบค้นเมื่อวันที่ 31 ตุลาคม 2567 จาก https://www.facebook.com/TaxBugnoms/videos/ทำลายเอกสารให้ถูกวิธี-อย่าเสี่ยงโดนฟ้อง-pdpa/916532629076942/?locale=th_TH.
- พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒. สืบค้นเมื่อวันที่ 31 ตุลาคม 2567 จาก https://www.ratchakitcha.soc.go.th/DATA/PDF/2562/A/069/T_0052.PDF.
