Scan & Chụp Kỹ thuật số

Hoàn toàn có thể, chúng tôi sẽ cung cấp các giải pháp phù hợp dựa trên nhu cầu cụ thể của tổ chức. Dù đó là ưu tiên về tiết kiệm không gian, khả năng dễ sử dụng hay khả năng truy cập mạng, chúng tôi hoàn toàn có thể cung cấp một hệ thống độc đáo và tích hợp để đáp ứng các ưu tiên này.

Không có quy định cụ thể về thời gian bao lâu một doanh nghiệp nên tiến hành scan tài liệu một lần. Thông thường, việc này phụ thuộc vào khối lượng và tốc độ tích lũy tài liệu. Giải pháp là nên thiết lập một hệ thống hoạt động hiệu quả nhất cho các bộ phận trong doanh nghiệp, dù đó là nhu cầu scan tài liệu hàng ngày, hàng tuần và thậm chí hàng tháng.

Scan tài liệu giúp quản lý nội dung dễ dàng và hiệu quả. Giải pháp này giúp cho việc quản lý, truy xuất và chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn. Người dùng có thể nhập từ khóa để tìm kiếm nội dung, tài liệu cụ thể một cách nhanh chóng, giúp xử lý công việc hiệu quả hơn. Giải pháp này là một phần quan trọng của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, giúp dễ dàng truy cập thông tin trong thế giới mà sự tiện lợi là yếu tố then chốt.

Rất an toàn. Về bản chất, tài liệu được lưu trữ an toàn trên mạng vì quyền truy cập được kiểm soát. Yếu tố này cung cấp giải pháp lưu trữ an toàn hơn cho các hồ sơ vật lý dễ bị thất lạc hoặc bị hư hỏng. Bảo đảm tính bảo mật của nội dung là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi khi cung cấp dịch vụ scan tài liệu.

Nếu số lượng tài liệu cần scan quá lớn, tốt nhất bạn nên sử dụng dịch vụ scan khối lượng lớn của Crown. Chúng tôi sở hữu máy scan tốc độ cao và có năng lực quản lý các dự án quy mô lớn. Đồng thời, chúng tôi còn cung cấp các giải pháp cho nhu cầu scan liên tục nhằm số hóa tài liệu của khách hàng ngay khi được gửi đến.

Đội ngũ kinh doanh chuyên nghiệp của Crown Records Management luôn sẵn lòng giải đáp tất cả thắc mắc liên quan đến dịch vụ scan tài liệu từ khách hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể gửi câu hỏi TẠI ĐÂY hoặc qua email sales.vn@crownrms.com hoặc liên hệ theo số +84 28 3840 4237 để tìm hiểu thêm thông tin và nhận báo giá. Sau khi xác lập thông tin liên hệ, đội ngũ của chúng tôi sẽ chủ động liên hệ lại để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và tư vấn giải pháp phù hợp.

Sau khi tài liệu được scan và lưu trữ an toàn dưới dạng kỹ thuật số, bạn không cần giữ lại bản giấy. Tuy nhiên, cần kiểm tra cẩn thận xem doanh nghiệp có yêu cầu pháp lý về việc giữ lại các bản gốc tài liệu giấy hay không. Đối với nhiều tổ chức, số hóa giúp giảm đáng kể nhu cầu về không gian lưu trữ vật lý, nếu không cần thiết, bạn có thể chọn dịch vụ tiêu hủy bản cứng an toàn của chúng tôi để xử lý hồ sơ giấy một cách an toàn nhưng vẫn đảm bảo hoàn toàn về khả năng tuân thủ pháp luật.

Scan tài liệu giúp việc tổ chức tốt hơn, truy xuất dễ dàng hơn, nâng cao khả năng tương tác, tối ưu hóa không gian cùng nhiều lợi ích thiết thực khác. Với các tập tin được số hóa, nhân viên có thể truy cập từ mọi nơi và làm việc từ xa một cách dễ dàng. Giải pháp này cũng đảm bảo vòng đời của tài liệu và mang lại phương pháp làm việc an toàn và hiệu quả.

Absolutely, we provide tailored solutions based on an organization’s specific needs. Whether your priority is space-saving, ease-of-use, or network accessibility, a bespoke system can be put together to meet these preferences.

There’s no set rule on how frequently a company should conduct document scanning. It often depends on the volume of documents and the speed at which they accumulate. A solution is to establish a system that works best for your team, whether that’s scanning documents daily, weekly, or even monthly.

Document scanning facilitates easy and efficient content management. It makes managing, retrieving, and sharing information an easy task. Users can enter search terms to find specific content and documents quickly, making work more efficient. This process is a central part of digital transformation, making information easily accessible in a world where convenience is key.

Yes, documents are typically stored on a secure network with controlled access. This provides a safer storage solution than physical files, which may be susceptible to loss or damage. Maintaining the security of content is a priority for us providing document scanning services.

If you have a large number of documents to scan, it’s best to utilize Crown’s bulk scanning service. We have high-speed scanners and the capacity to manage large-scale projects. We also offer solutions for continuous scanning needs, so you can get your documents digitized as they come in.

Crown Records Management has a professional sales team that could answer to any of your document scanning related questions. You may also drop your inquiry HERE, or email to us at sales.vn@crownrms.com, or call us at +84 28 3840 4237 for information and quotes. Once contact is established, we’ll work with you to understand your needs and provide a suitable solution.

Once the documents are scanned and securely stored digitally, you may not need to keep the physical copies. However, it’s worth checking whether there are any legal requirements for your business to retain original paper documents. For many organizations, digitization significantly reduces the need for physical document storage space. If it is not necessary to keep any physical copies, you may opt for our secure hardcopy destruction service, to destroy your paper records securely while ensuring full legal compliant.

Document scanning leads to better organization, easy retrieval, enhanced collaboration, and space optimization among other benefits. With files digitized, your team can access them anywhere, making remote work an easy task. It also ensures the longevity of your documents, providing a secure and efficient way of working.